Colibris bewaart de gegevens over boeken en andere items in twee niveaus:
- Titelgegevens
Dit zijn de algemene gegevens van een werk, zoals de titel, auteur, uitgever… Van eenzelfde titel kan je één of meerdere exemplaren bezitten in de collectie, en wanneer je iets uitleent, is dat altijd één specifiek exemplaar. Titelgegevens zijn gemeenschappelijk voor alle exemplaren. - Exemplaargegevens
Deze gegevens zijn specifiek voor het exemplaar in kwestie, bijvoorbeeld de locatie, de prijs, uitleenbaarheid…
Wanneer je een nieuw object wil toevoegen aan de collectie, zal je beide stappen moeten doorlopen. Pas dan wordt het object opzoekbaar.
Wanneer enkel de titelgegevens worden ingevoerd, gaat Colibris ervan uit dat er (nog) geen exemplaren van het werk beschikbaar zijn. Het zal pas getoond worden in zoekresultaten zodra er één of meer exemplaren worden toegevoegd.
Titelgegevens invoeren
- Ga naar Collectie > Item toevoegen
- Selecteer het gewenste itemtype. Afhankelijk van het itemtype zijn er andere datavelden beschikbaar.
- Scan of typ de barcode of de ISBN code van het object. Colibris kan de basisgegevens ophalen van boeken, cd’s, dvd’s, software, gezelschapsspellen… Klik Zoek online om het resultaat te zien. Voor meer informatie, zie ISBN gegevens downloaden
- Kijk alle gegevens na en vul aan waar nodig. Wanneer de functie ‘Zoek online’ geen resultaten heeft gevonden, vul dan minstens de titel en auteur aan in het formulier.
- Klik Opslaan om de gegevens te bewaren
Zie ook de beschrijving van alle beschikbare datavelden bij de titelgegevens.
Op dit moment zijn enkel de titelgegevens beschikbaar in de databank. Je wordt automatisch doorverwezen om exemplaren toe te voegen.
Exemplaargegevens invoeren
- Vul de locatie, de uitleenbaarheid of andere datavelden in
- Selecteer de gewenste vinkjes om een barcodelabel en/of ruglabel af te drukken. Een barcodelabel is nodig om te kunnen uitlenen met barcodes.
- Klik Opslaan
- Kilk Nieuw exemplaar toevoegen als je meerdere exemplaren van dezelfde titel bezit
Zie ook de beschrijving van alle beschikbare datavelden bij de exemplaargegevens.
Titels / exemplaren in meerdere vestigingen
In een Multi licentie kunnen er meerdere exemplaren zijn van eenzelfde boek, verspreid over verschillende vestigingen.
Het kan dus zijn dat het eerste exemplaar van een boek wordt toegevoegd in vestiging A. De beheerder van deze vestiging voegt de titelgegevens toe en het eerste exemplaar. Wanneer in vestiging B hetzelfde boek arriveert, dan beheerder B het boek opzoeken via Collectie > Item bewerken en dan naar de tab Exemplaren gaan om daar het tweede exemplaar toe te voegen.
Het is belangrijk om steeds te checken of een boek eventueel al aanwezig is in een andere vestiging. Zo vermijd je dat dezelfde titels meermaals als aparte items wordt toegevoegd.
Colibris checkt overigens steeds het ISBN nummer van een boek dat je wil toevoegen. Als je een bestaand ISBN nummer opnieuw probeert in te voeren, dan verschijnt een foutmelding.