Colibris biedt de volgende datavelden aan voor exemplaargegevens.
Enkele datavelden worden gevolgd door een icoontje van een tekstballon. Voor deze velden zijn automatische suggesties beschikbaar. Zodra twee of meer letter worden ingevuld, toont Colibris een lijst met verwante termen die al in de collectie voorkomen.
Colibris barcode
De volledige barcode zoals die door Colibris wordt afgedrukt op een label. Een Colibris barcode voor een object begint steeds met een 1. Daarna volgt het itemtype (1 tot 9), daarna het titelnummer (6 cijfers) en het exemplaarnummer (2 cijfers).
Vestiging / Lokaal / Plaatskenmerk
De fysieke vindplaats van een object, in drie niveaus. De vestiging is een deelcollectie (bijvoorbeeld meerdere campussen – enkel beschikbaar in de Multi-licentie), met daarbinnen telkens lokalen. In principe bevindt een item zich steeds in een bepaald lokaal, en dat lokaal hangt op zijn beurt onder een vestiging. Het is niet mogelijk een exemplaar toe te kennen aan een vestiging zonder een lokaal te selecteren.
Het plaatskenmerk tenslotte is een reknummer, een classificatiecode of een andere concrete plaatsaanduiding binnen het lokaal.
Uitleenbaar (ja / nee)
Checkbox die bepaalt of het exemplaar uitgeleend mag worden.
Uitleengroep(en)
Wanneer een uitleengroep is aangeduid, kan het exemplaar enkel worden ontleend door personen die tot deze uitleengroep behoren. Meerdere groepen zijn mogelijk: houd <Ctrl> ingedrukt om meerdere keuzes te selecteren. Wanneer geen enkele uitleengroep is geselecteerd, is het exemplaar door iedereen te ontlenen. Enkel beschikbaar in de Multi-licentie.
Wanneer gebruikers aangemeld zijn, kunnen ze zien of ze het werk kunnen ontlenen, maar ze zien nergens de concrete uitleengroepen.
Status
Geeft aan of het exemplaar beschikbaar is, in bestelling (al wel zichtbaar, nog niet uitleenbaar) of defect (niet meer zichtbaar, niet meer uitleenbaar).
Datum bestelling / Leverancier / Prijs
Bestelinformatie van het exemplaar. Deze velden zijn enkel zichtbaar voor beheerders. De prijs wordt gebruikt om statistieken van de aankopen te genereren.
Notitie
Dit veld is enkel zichtbaar voor beheerders. Het bevat allerhande (interne) informatie die niet past in andere datavelden, bijvoorbeeld de eigenaar van het object, de herkomst, de beschrijving van beschadigingen…