Colibris biedt de volgende datavelden aan voor titelgegevens.
Een titel en een auteur zijn verplicht, alle andere velden zijn optioneel.
Enkele datavelden worden gevolgd door een icoontje van een tekstballon. Voor deze velden zijn automatische suggesties beschikbaar. Zodra twee of meer letter worden ingevuld, toont Colibris een lijst met verwante termen die al in de collectie voorkomen.
Itemtype
Standaard is dit: boek, tijdschrift, audio, video, of andere. In een Multi-licentie kan je ook zelf itemtypes toevoegen. Afhankelijk van het itemtype zijn sommige andere datavelden wel of niet beschikbaar.
Het itemtype kan achteraf niet meer gewijzigd worden, aangezien het itemtype ook in de barcode vervat zit. Wanneer het itemtype foutief werd gekozen, moet het object opnieuw worden ingevoerd en zal het een nieuw barcodelabel moeten krijgen.
Barcode / ISBN
Een 10- of 13-cijferige code die uniek is voor elke titel. Het gaat hier om de barcode die door de fabrikant / uitgever werd toegekend aan het object, dus niet om de barcode die Colibris zelf aanmaakt voor elk exemplaar.
Op basis van het ISBN nummer kan Colibris automatisch gegevens ophalen over een werk.
Colibris ID
Een uniek volgnummer toegekend door Colibris. Dit nummer is niet zelf te wijzigen / beïnvloeden en zal steeds uniek zijn. Wanneer een item wordt verwijderd, wordt de vrijgekomen ID niet meer ingenomen door een ander werk.
Titel
De titel zoals hij op de cover staat, inclusief lidwoorden, bijvoorbeeld ‘Het laatste bed’. Subtitels worden doorgaans gescheiden door <spatie>:<spatie>, bijvoorbeeld ‘De kunst om gelukkig te zijn : uiteengezet in vijftig leefregels’.
Auteur
Eén of meerdere auteursnamen, eventueel gescheiden door een puntkomma of een ander teken. Het is aan te raden om steeds te beginnen met de familienaam, bijvoorbeeld ‘Claus, Hugo’. Dit is vooral belangrijk voor de sortering en het afdrukken van ruglabels, waar dan CLA zal staan. Colibris zal tussenvoegsels automatisch wegfilteren op labels, dus ‘De Maupassant’ wordt MAU op het ruglabel.
Uitgever
Naam van de uitgeverij, eventueel gevolgd door de plaats, bijvoorbeeld ‘De Bezige Bij, Amsterdam’.
Jaar van uitgave
Steeds vier cijfers, bijvoorbeeld ‘1998’.
Editie
Een cijfer dat de druk aangeeft, bijvoorbeeld ‘4’ of ‘vierde druk’.
Collatie
Alle elementen die de fysieke vorm van een object beschrijven, o.a. de drukvorm, losbladige uitgave, aantal pagina’s, volumenummer… bijvoorbeeld ‘Hardcover – 192p.’
Land / taal
Bijvoorbeeld ‘België’ of ‘Engels’.
Serie + Deel / nummer
Serie waarvan een werk deel uitmaakt, en een aanduiding van het nummer binnen deze serie.
Genre
Thriller, biografie, science fiction… of een ander genre / thema.
Classificatie
Dit veld bevat meestal een numerieke classificatiecode die het onderwerp van het werk aanduidt. Veelgebruikte systemen zijn UDC, SISO, NUR, NUGI…
Codes bestaan meestal uit een (drie)cijferige code die het hoofdonderwerp aanduidt, gevolgd door een eventuele onderverdeling. Bijvoorbeeld ‘3’ staat voor Sociale Wetenschappen. Daarbinnen staat ’34’ voor Wetgeving & Recht, met daarbinnen o.a. ‘341’ voor Internationaal Recht, en daarbinnen o.a. ‘341.4’ voor Internationaal Strafrecht. Elk van deze systemen heeft zijn eigen hiërarchie.
Colibris legt geen classificatiesysteem op, maar we raden wel deze vorm aan: ‘341.4 – Internationaal Strafrecht’. Het systeem zal het numerieke gedeelte en de omschrijving apart herkennen. Op een ruglabel zal enkel het numerieke deel (voor het streepje) worden afgedrukt.
URL
Link naar een externe website, inclusief http:// of https://
Op deze manier kan ook een link worden gelegd naar een gerelateerd document (bv. een PDF document) op een externe server. Meerdere links zijn mogelijk (op aparte regels). Ook andere tekstuele informatie (bijvoorbeeld logininformatie om de site te kunnen bezoeken) kan in dit veld worden geplaatst.
Synopsis
De korte inhoud van het werk, of de tekst op de achterflap. Bij uitbreiding kan dit veld gebruikt worden voor allerhande informatie die niet meteen thuishoort in andere datavelden.
Specifieke velden
Specifieke velden zijn zelf te kiezen velden. Per itemtype (boek, tijdschrift…) kunnen vijf datavelden worden gedefinieerd. Denk aan het materiaal, het leesniveau, een doelgroep, de eigenaar van het werk… of andere informatie die niet standaard beschikbaar is in Colibris.
Foto
Wanneer je een barcode / ISBN nummer opgeeft en Colibris de bibliografische gegevens zelf invult, zal er ook getracht worden om een coverafbeelding van het object op te halen bij online bronnen. In de meeste gevallen wordt op die manier ook de foto automatisch toegevoegd.
Als Colibris de ISBN code kan terugvinden in online bronnen, dan wordt de coverafbeelding automatisch weergegeven. Je kunt er in dit geval niet voor kiezen om deze afbeelding te verbergen.
Wanneer er geen foto wordt gevonden, of wanneer de foto niet correct zou zijn (bijvoorbeeld een andere editie) dan kan je zelf een foto opladen, door een bestand op je harde schijf te selecteren.
Een eigen foto heeft altijd voorrang op een coverafbeelding die eventueel al beschikbaar was in de online bronnen. Een eigen foto kan achteraf verwijderd worden, in dat geval wordt terug de online coverafbeelding getoond (indien aanwezig).
Fotobestanden moeten JPEG of PNG zijn en maximaal 2 MB. De afmetingen zijn niet belangrijk: Colibris zal het bestand automatisch verkleinen naar het gepaste formaat.
Trefwoorden
Trefwoorden zijn zelf gekozen termen die het werk of het onderwerp verder beschrijven.
Er wordt geen thesaurus of vaste trefwoordenlijst gehanteerd, je bent volledig vrij om trefwoorden te kiezen. Typ een term en druk <enter> om het trefwoorden toe te voegen. Om een trefwoord weg te halen, klik je op het kruisje.
Zodra twee of meer letters zijn ingevoerd, verschijnen er suggesties op basis van eerder ingevoerde trefwoorden.
In het publieke gedeelte wordt steeds tegelijk op trefwoorden en synopsis gezocht. Het heeft dus geen zin om woorden die voorkomen in de synopsis ook nog als trefwoord in te voeren. Met andere woorden: alle woorden uit de synopsis zijn automatisch ook een trefwoord in Colibris.
Niet gebruikte velden verbergen
Wanneer bepaalde velden niet gebruikt worden, of consequent niet ingevuld worden, dan kan het nuttig zijn om ze te verbergen in zoekformulieren. Zo kunnen ze niet voor verwarren zorgen bij gebruikers. Dit wordt beheerd onder Instellingen > Interface > Geavanceerd zoeken