Colibris kan beheerders een automatische verwittiging sturen zodra een item wordt gereserveerd. Dit is nuttig wanneer gereserveerde items apart worden gezet totdat ze worden opgehaald. Ook wanneer reserveringen worden verzonden in plaats van opgehaald, is het nuttig om e-mailmeldingen aan te zetten.
Voor meer informatie over de verschillende mogelijkheden, zie Uitleen: reserveringen
Via Instellingen > Uitleen > Reserveringen kan je instellen of dit soort e-mails verstuurd moeten worden. Wanneer de e-mailmelding aangevinkt is, dan wordt ze automatisch verstuurd naar alle beheerders met de bevoegdheid ‘Uitleen’, zie Beheerders beheren.
In een Colibris Multi omgeving wordt de e-mail enkel gestuurd naar beheerders die bevoegd zijn voor de vestiging waarin het gereserveerde exemplaar zich bevindt.
Welke meldingen en wanneer?
Wanneer iemand een item reserveert dat gewoon beschikbaar is in de bibliotheek, dan ontvangen beheerders onmiddellijk een melding.
Wanneer het item nog is uitgeleend aan een andere ontlener, dan komt de reservering in wacht te staan. Er wordt op dat moment nog geen melding gestuurd. Pas wanneer de vorige ontlener het werk terugbrengt en de nieuwe reservering actief wordt, wordt de melding gestuurd naar de beheerder(s).
Er wordt ook een melding gestuurd wanneer iemand een lopende reservering annuleert. Zo weten beheerders dat het item terug op zijn originele plaats in de bibliotheek mag worden teruggezet.