Via Instellingen > Uitleen > Reserveringen kan je instellen hoe Colibris reserveringen moet afhandelen.
E-mailmelding: bepaalt of beheerders een automatische verwittiging moeten krijgen wanneer een item wordt gereserveerd. Dit wordt gestuurd naar alle beheerders met de bevoegdheid ‘Uitleen’, zie Beheerders beheren.
In een Colibris Multi omgeving wordt de e-mail enkel gestuurd naar de beheerders die zijn gekoppeld aan de vestiging waarin het gereserveerde exemplaar zich bevindt.
Periode: het aantal dagen dat een reservering actief blijft.
Reserveren van een uitgeleend / niet-uitgeleend item
Wanneer een werk wordt gereserveerd door ontlener A, dan zijn er twee scenario’s:
- ofwel is het werk op dat moment gewoon beschikbaar in de bibliotheek (dus niet uitgeleend)
- ofwel is het werk nog uitgeleend aan een andere ontlener B
Wanneer het werk nog niet was uitgeleend, dan begint meteen de reserveringsperiode te lopen. Het werk blijft X aantal dagen geblokkeerd voor ontlener A (de periode bepaald in de Instellingen). Na deze periode zal de reservering automatisch vervallen en is het item opnieuw beschikbaar voor ontlening door andere leners.
Wanneer het werk wel is uitgeleend, dan blijft de reservering voorlopig ‘in wacht’ staan. Zodra het werk wordt ingeleverd door ontlener B, zal ontlener A een automatische e-mail ontvangen met de melding dat het werk beschikbaar is. Op dat moment start de reserveringsperiode van X dagen.
Verlengen van gereserveerde werken
Zodra een werk gereserveerd is door ontlener A, heeft ontlener B niet meer de mogelijkheid om zijn uitleen te verlengen, zelfs wanneer het maximum aantal verlengingen nog niet is bereikt. Althans: de ontlener kan dit niet meer zélf verlengen (in ‘Mijn Colibris’ of via de selfscan). Een beheerder heeft nog steeds de mogelijkheid om wél te verlengen als dit opportuun wordt geacht.
Wanneer een werk is uitgeleend én gereserveerd voor een andere ontlener, kan het niet meer verder gereserveerd worden aan een derde of vierde ontlener. We willen vermijden dat er een onoverzienbare cascade ontstaat waarbij niemand echt kan weten wanneer hij aan de beurt zal komen.