Leners importeren

De procedure om ontleners te importeren, werd gewijzigd in oktober 2025: specifiek veld n°3 werd toegevoegd. Het is dus belangrijk om steeds op basis van een recent bestand te werken en de onderstaande richtlijnen door te nemen.

Bestaande lijsten met persoonsgegevens kunnen worden geïmporteerd in Colibris. Op die manier kan er gesynchroniseerd worden met bestaande applicaties voor personeelsbeheer of leerlingenbeheer. De basis is steeds een Excel 2007 / Office Open XML (.xslx) bestand. Mogelijks is er dus een tussenstap: bestaande software > Excel > Colibris.

Type import en sleutelveld

Hoe je te werk gaat, hangt af van de situatie. Colibris heeft drie types van imports:

• Nieuwe leners toevoegen en bestaande updaten
  (import / update)
  In dit scenario is het belangrijk om het juiste sleutelveld te kiezen, want op basis daarvan bepaalt Colibris of een account moet worden toegevoegd of geüpdatet. Wanneer de waarde in het sleutelveld al voorkomt in de databank, dan gaat het om een bestaande lener en dan wordt de informatie up-to-date gebracht. Komt de waarde in het sleutelveld nog niet voor of is het sleutelveld leeg, dan gaat het om een nieuwe lener en dan wordt een nieuwe account aangemaakt. Bestaande leners die niet voorkomen in het opgeladen Excel-bestand worden ongemoeid gelaten.
• Nieuwe leners toevoegen, bestaande updaten en ontbrekende leners verwijderen
  (import / update > delete)
  Dit scenario start identiek aan het voorgaande, dus ook hier is het belangrijk om het juiste sleutelveld te kiezen. Op het einde van het import- / updateproces wordt echter ook gekeken naar bestaande leners die niet (meer) voorkomen in het opgeladen Excel-bestand. Deze accounts worden definitief verwijderd.
• Eerst alle bestaande leners verwijderen, daarna importeren
  (delete > import)
  In dit scenario beginnen we met de lenersdatabank volledig leeg te maken. We verwijderen ook gelinkte gegevens zoals een uitleenhistoriek, openstaande boetes, favorietenlijst… Daarna lezen we de data in het Excel-bestand in als nieuwe leners. Let op: de lenersID zal opnieuw bij n°1 beginnen te tellen. Deze situatie is dus niet interessant wanneer je al lenerspasjes in omloop hebt.
  

Wanneer leners verwijderd worden, dan kan dit niet meer ongedaan worden gemaakt. Vooraleer je een import doet, kan je dus best eerst een export maken van alle lenersgegevens via Leners > Exporteren. Deze export kan eventueel als back-up dienen wanneer er fouten worden gemaakt.

Hoe kies je het sleutelveld?

Om leners te synchroniseren tussen Colibris en andere softwarepakketten, is het essentieel om een geschikt sleutelveld te kiezen. Het sleutelveld is een unieke identificatie voor elke lener. De waarde in dit veld bepaalt of het gaat om een nieuwe lener of een update van een bestaande lener. De naam is geen geschikt sleutelveld, want er kunnen meerdere leners zijn met dezelfde naam.

De naam van de persoon, een klas of een bedrijfsafdeling zijn geen geschikte sleutelvelden, omdat ze meermaals kunnen voorkomen in de lenerslijst. Wel geschikt zijn:

– het persoonlijke e-mailadres van de lener
– een stamnummer of leerlingnummer
– een andere unieke code die gelinkt is aan één persoon
– de unieke Colibris lenersID

Zorg dat je steeds één van deze sleutelvelden opslaat in Colibris om het import- / updateproces te vergemakkelijken.

De Colibris ID is een geschikt sleutelveld wanneer je eerst een Excel-bestand met lenersgegevens gaat exporteren uit Colibris, om hem aan te passen en daarna terug op te laden.

Wanneer je echter leners wil synchroniseren met andere software, dan doe je er goed aan om een ander sleutelveld te kiezen. De twee meest courante zijn de externe ID (bijvoorbeeld een leerlingnummer uit Informat / Wisa / Magister / ParnasSys) of het e-mailadres. Voor de externe ID is er een aparte kolom in het Excel-bestand.

Een scenario dat erg courant is in scholen
Wanneer je met Colibris startte, heb je een lijst met leerlingen vanuit Informat (of andere software) geïmporteerd in Colibris. In het veld ‘externe ID’ heb je het leerlingnummer opgeslagen zoals dat werd toegekend door Informat. Nu wil je een up-to-date lijst met leerlingen importeren voor het nieuwe jaar, met het leerlingnummer als sleutelveld. Colibris bekijkt dan voor elk leerlingnummer of het al voorkomt in de leners. Als dat zo is, dan blijft de account behouden, maar de klas en andere gegevens worden geüpdatet. Als het leerlingnummer nog niet voorkwam, dan wordt een nieuwe lenersaccount aangemaakt. Optioneel kan je de leerlingen die niet meer voorkomen ook laten verwijderen uit Colibris. Zonder een geschikt sleutelveld, kan Colibris onmogelijk uitmaken wie er al bestond, en wie nieuw is.

Wil je de eerste keer leners toevoegen vanuit Excel? Zorg er dan voor dat het veld met de Colibris ID zeker leeg blijft. Denk goed na over een geschikt sleutelveld (bv. e-mailadres of leerlingnummer) om synchronisatie te vergemakkelijken in de toekomst.

Leners importeren: proces in drie stappen

Het importeren van leners gebeurt in meerdere stappen:

1. Gegevens voorbereiden: exporteer je bestaande leners of download onze lege Excel template
   De Excel template die je krijgt van Colibris heeft de vereiste veldenstructuur. Wanneer je gegevens overneemt uit andere systemen, knip en plak ze dan naar de Colibris template terwijl je ervoor zorgt dat de veldenstructuur behouden blijft.
   
2. Voer een simulatie uit
   Upload het gegevensbestand in XSLX-formaat en klik Simulatie. Colibris geeft nu een idee van het resultaat van de import en probeert eventuele problemen zoveel mogelijk in te schatten. Beoordeel het resultaat en voer eventueel aanpassingen uit.
   
3. Wanneer het resultaat goed is, kan je een definitieve import laten uitvoeren.
   

Zolang er foutieve of dubbele e-mailadressen voorkomen in het Excel-bestand, zal je niet kunnen overgaan tot een definitieve import.

Minimaal vereiste gegevens

Elke lener waarvan minstens de naam en voornaam zijn ingevuld, wordt ingelezen. Een e-mailadres is uiteraard nodig om te kunnen werken met herinneringen, of als login voor het ‘Mijn Colibris’ gedeelte.

Alle andere gegevens zijn in principe optioneel.

Wachtwoorden: zelf gekozen of random toegekend

Uit veiligheidsoverwegingen bevatten de exportbestanden van Colibris geen wachtwoorden. Dat is echter geen probleem, want bij het updaten van leners zal het wachtwoord bewaard blijven.

Bij het importeren van nieuwe leners zal eerst het e-mailadres gecontroleerd worden. Is het e-mailadres ingevuld en is het geldig, dan wordt het wachtwoord uit het Excel-bestand mee geïmporteerd. Indien er geen wachtwoord werd ingevuld, dan zal Colibris automatisch een random wachtwoord genereren.

Je zal wel de optie ‘E-mailbevestiging’ moeten aanvinken om dit wachtwoord ook kenbaar te maken aan leners. Wanneer je dit niet doet, zullen leners de functie ‘Wachtwoord vergeten’ moeten gebruiken om alsnog een (nieuw) wachtwoord te krijgen dat zichtbaar is voor hen.

Bij het updaten van bestaande leners wordt het e-mailadres nooit overschreven, zelfs niet wanneer het wordt ingevuld in het Excel-bestand.

Veel voorkomende problemen

Gegevens importeren is een nauwgezet werk. We vermelden hier de belangrijkste aandachtspunten. Dit zijn ook de redenen waarom het meestal misloopt.

1. Laat de veldenstructuur van het templatebestand ongewijzigd. Verwissel geen kolommen van plaats, verwijder geen kolommen en voeg geen extra kolommen toe.
2. Voeg geen veldnamen toe op de eerste rij.
3. Wanneer je velden leeg laat (of niet wenst te gebruiken in Colibris), zorg er dan voor dat het veld zelf wel aanwezig blijft in het bestand.
4. Zorg ervoor dat elk veld gedefinieerd blijft als ‘Standaard’. Excel heeft de neiging om datums of andere gegevens om te zetten naar specifieke veldtypes, afhankelijk van de land- en taalinstellingen van je computer.
5. Zorg ervoor dat e-mailadressen uniek zijn en effectief bestaan. Gebruik nooit eenzelde primaire e-mailadres voor meerdere accounts. Het e-mailadres voor meldingen mag eventueel wél meermaals voorkomen.
6. Als je nieuwe leners wil toevoegen, dan mag het veld Colibris ID niet ingevuld zijn. Wanneer je bestaande leners wil updaten, dan eventueel wel (wanneer dit als sleutelveld wordt gekozen).
7. Te zware bestanden kunnen te lang laden en het proces kan daardoor afgebroken worden. Het is onmogelijk om hier een vaste richtlijn voor te geven (naast het aantal leners is dit ook afhankelijk van de hoeveelheid ingevulde velden en het al dan niet versturen van een welkomste-mail), maar grosso modo is het aan te raden om leners op te splitsen in blokken van ongeveer 1000 per bestand.

Leners zijn niet gekoppeld aan een vestiging

Hou er rekening mee dat leners niet gekoppeld zijn aan één bepaalde vestiging. Wanneer je met meerdere beheerders / deelcollecties werkt, onthou dan dat je mogelijks ook leners verwijdert die misschien door een andere beheerder zijn ingevoerd.

Datavelden in het gegevensbestand

Colibris hanteert de volgende kolommenstructuur voor het importbestand:

1. Colibris lenersID: wordt automatisch toegekend bij aanmaak van de account. Als je nieuwe leners toevoegt, dan mag dit veld dus niet ingevuld zijn.
2. Familienaam (verplicht)
3. Voornaam (verplicht)
4. E-mailadres: optioneel maar wel vereist voor een aantal functies van Colibris (o.a. automatische herinneringen). Elk e-mailadres wordt getest op fouten (formele validatie maar ook het MX record van het e-maildomein wordt getest). Ongeldige, dubbele of niet-bestaande adressen worden weggefilterd. Zorg ervoor dat elke lener een uniek e-mailadres heeft en dat de e-mailadressen effectief bestaan.
5. E-mailadres meldingen: optioneel. Enkel nuttig wanneer je uitleenherinneringen niet naar een leerling zelf wil sturen, maar bijvoorbeeld naar de klasleerkracht of een ouder. Wanneer dit veld leeg blijft, dan wordt het gewone veld e-mailadres gebruikt voor alle meldingen. Het is dus niet nodig om tweemaal hetzelfde e-mailadres in te voeren.
6. Wachtwoord: hetzij ingevuld in het Excel-bestand, hetzij automatisch gegenereerd door Colibris. Zie de opmerkingen hierboven.
7. Taal: nl, fr of en. Dit is de taal voor herinneringen en andere standaard e-mails. Wanneer dit veld leeg blijft, zal de standaardtaal worden gebruikt, zie Beschikbare talen
8. Specifiek veld #1 zoals gedefinieerd onder Instellingen > Leners
9. Specifiek veld #2 zoals gedefinieerd onder Instellingen > Leners
10. Specifiek veld #3 zoals gedefinieerd onder Instellingen > Leners
11. Externe ID: een unieke ID die als sleutel wordt gebruikt in andere software, bijvoorbeeld het leerlingnummer van Informat / Wisa / Magister / ParnasSys. De maximale lengte van de externe ID is 36 karakters (32-bit UUID).
12. Lenersgroep(en): vermeld steeds de unieke ID van de lenersgroep, afgeschermd door verticale streepjes, inclusief de 0 vooraf. Bijvoorbeeld |03| voor lenersgroep 03, of |01|03| wanneer de lener behoort tot de groepen 01 en 03. De unieke ID van elke lenersgroep kan worden gevonden onder Instellingen > Leners > Lenersgroepen. Zie ook de info bij Lenersgroepen
13. Notitie: een vrij veld voor allerhande bijkomende informatie. Enkel zichtbaar voor beheerders van Colibris.

Verdere info over sommige velden vind je onder Lener toevoegen

In het specifiek veld #1 kan ook een alternatieve login worden gezet die gebruikt kan worden door een lener om zich aan te melden in Mijn Colibris, in plaats van het e-mailadres. Zie alternatieve login voor leners

Opgelet: bestanden die niet overeenkomen met de veldenstructuur van onze template kunnen grote problemen veroorzaken. Zorg ervoor dat het bestand 100% dezelfde structuur heeft als het origineel.

E-mailbevestiging naar de lener

Wanneer het vinkje E-mailbevestiging is aangevinkt, dan zal Colibris elke succesvol ingelezen lener een e-mail sturen (“Wekom in de bibliotheek”, zie Instellingen > E-mail > E-mailtemplates) met daarin de URL van de Colibris omgeving en het wachtwoord waarmee ingelogd kan worden. De inhoud van deze e-mail kan je zelf aanpassen.

De e-mailbevestiging is ook de aangewezen manier om het wachtwoord te versturen naar elke lener.