Een nieuwe ontlener voeg je toe via Ontleners > Ontlener toevoegen. Er verschijnt een leeg invulformulier.
Actief
De normale status van een ontlenersaccount is actief. Wanneer een account inactief wordt gemaakt, dan kan de ontlener niet langer items ontlenen, verlengen of reserveren. Zie actieve / inactieve ontleners voor meer informatie.
Naam / Familienaam
Dit zijn beide verplichte velden.
E-mailadres
Niet verplicht in te vullen, maar wel essentieel voor een aantal functies in Colibris, o.a. het automatisch herinneren aan uitgeleende werken en het sturen van een uitleenoverzicht.
Een e-mailadres dient steeds uniek te zijn. Het is dus beter om dit leeg te laten dan iedereen hetzelfde generieke e-mailadres te geven.
E-mailadres meldingen
Een tweede e-mailadres dat gebruikt wordt voor meldingen, bijvoorbeeld de e-mails met uitleenherinneringen of de welkomste-mails. Is dit tweede e-mailadres ingevuld, dan is dit het voorkeursadres voor alle e-mails. Is het niet ingevuld, dan wordt het gewone veld e-mailadres gebruikt.
Het e-mailadres voor meldingen hoeft niet uniek te zijn. Je kunt bijvoorbeeld het e-mailadres van een leerkracht opgeven bij alle leerlingen van dezelfde klas, of het e-mailadres van een ouder bij meerdere kinderen. Op die manier gaan alle e-mails naar de ouder in plaats van naar de kinderen zelf.
Wachtwoord
Enkel nodig om ontleners te laten aanmelden op ‘Mijn Colibris’, waar ze hun uitleen kunnen beheren en items kunnen verlengen en reserveren. Wanneer Wachtwoord e-mailen is aangevinkt, zal de ontlener na het opslaan een e-mail ontvangen met daarin het wachtwoord.
Barcode afdrukken
Wanneer deze checkbox is aangevinkt, zal Colibris meteen na het opslaan een barcodelabel afdrukken. Hiermee kan de ontlener gemakkelijk worden geïdentificeerd tijdens het uitleenproces.
Ontleners zijn nooit gelinkt aan een vestiging. Met andere woorden: iedereen met een ontlenersaccount kan in elke vestiging terecht om items uit te lenen.
Specifieke velden
Via Instellingen > Ontleners > Specifieke velden kunnen twee velden vrij worden benoemd. Denk aan een telefoonnummer, klas, afdeling… Zie Instellingen: specifieke velden
Het veld sp1 (specifiek veld n°1) kan ook gebruikt worden als alternatieve login voor een ontlener. Op deze manier kan er worden ingelogd zonder e-mailadres. Het zorgt er ook voor dat je bestaande lenerspassen of persoonlijke barcodes kunt blijven gebruiken. Zie Alternatieve login voor ontleners
Externe ID
In dit veld kan een unieke sleutel worden geplaatst waarmee een lener geïdentificeerd kan worden. Denk aan een volgnummer uit andere software zoals Informat of een andere unieke code. Dit veld kan gebruikt worden als sleutelveld wanneer lenersgegevens worden geïmporteerd in Colibris.
Ontlenersgroep
Boeken en andere items kunnen worden gekoppeld aan één of meerdere ontlenersgroepen (bijvoorbeeld leerlingen / leerkrachten). Ze kunnen dan enkel worden ontleend door personen die tot deze groep behoren.
Je kunt meerdere groepen selecteren door de <Ctrl> toets in te houden.
