Wanneer je leners synchroniseert via de API (of importeert vanuit een Excel-bestand), is er de mogelijkheid om elke lener een welkomstbericht te sturen met daarin de aanmeldgegevens voor de bibliotheek. Dit artikel legt uit hoe dit proces precies verloopt, hoe lang het duurt en in welke gevallen Colibris de verzending kan stopzetten.
Controle van e-mailadres
Elk e-mailadres wordt vormelijk gecontroleerd op het moment dat het binnenkomt. Ongeldige adressen (bv. zonder @ erin) worden niet geïmporteerd en komen nooit in Colibris terecht. Dit zijn de belangrijkste controles:
- geldige vorm
- geldig e-maildomein (het stuk na de
@moet effectief bestaan) - geldige MX-record voor het e-mailadomein
Wat deze controle niet kan vaststellen, is of de mailbox zelf nog bestaat. Een adres als jan.peeters@school.be kan er volstrekt correct uitzien, terwijl de mailbox vorig schooljaar verwijderd is. Dat blijkt pas wanneer de ontvangende server het bericht weigert. Daarover gaat de rest van dit artikel.
Verzendproces met steekproef
Wanneer je de gegevens van meerdere leners doorstuurt naar Colibris via de API, dan worden de wijzigingen meteen doorgevoerd. De welkomste-mails zullen echter niet meteen vertrekken.
Eerst vertrekt een groep van 25 e-mails als steekproef. Daarna pauzeert het proces een kwartier. In die tijd monitoren we hoeveel e-mails effectief afgeleverd konden worden en berekenen we het percentage van correcte e-mailadressen.
Als blijkt dat de eerste groep voldoende correcte e-mailadressen bevat, dan worden ook alle andere e-mails uitgestuurd, verdeeld over meerdere verzendblokken, aan een tempo van 25 berichten per minuut. Zodra blijkt dat er opnieuw teveel bounces voorkomen, wordt het proces alsnog gestopt.
Het is dus belangrijk om e-mailadressen nauwkeurig door te sturen en om de kwaliteit van de lijst goed te bewaken. Als teveel e-mailadressen een bounce opleveren, dan wordt het proces gestopt. In dat geval worden alle resterende e-mails gewist. Op deze manier kunnen we verhinderen dat foutieve lijsten met onbestaande e-mailadressen in ons systeem terechtkomen en de verzendreputatie van onze servers zouden beïnvloeden.
Hoeveel fouten mag een lijst bevatten?
Dit hangt af van de grootte van de lijst en de plaats van de fouten. Lijsten met 1 à 2% onbestelbare adressen zullen vrijwel altijd volledig doorlopen. Vanaf 3% permanente bounces wordt het verzendproces vrijwel zeker geannuleerd.
Hoe lang duurt het verzenden?
Door de ingebouwde wachttijd van 15 minuten en het werken met verzendblokken, zal niet elke lener zijn e-mail onmiddellijk ontvangen. Het verzenden van minder dan 25 e-mails duurt ongeveer 3 minuten. Reken ongeveer 20 minuten voor het verzenden van 100 e-mails, en ongeveer 1 uur voor 1000 e-mails.
Geblokkeerd e-maildomein
Als blijkt dat een bepaald e-maildomein significant veel bounces oplevert, dan kan de verzending naar dit e-maildomein volledig worden geblokkeerd gedurende 24 uur. Stel dat er 100 e-mails worden verstuurd naar @mijnschool.be en deze server blijkt niet te reageren, dan wordt dit domein geblokkeerd en dan kan er pas na 24 uur opnieuw naar adressen @mijnschool.be worden verzonden. Ondertussen blijft het wel mogelijk om naar andere e-maildomeinen te verzenden.
Deze automatische blokkering loopt vanzelf af na 24 uur. We kunnen deze termijn niet inkorten. Een nieuwe synchronisatie in deze periode zal wél de gegevens van leners updaten, maar zal geen e-mails versturen.
Overzicht na de verzending
Wanneer meer dan 10 leners in één batch worden geüpdatet, dan ontvangt de beheerder na het verzenden van alle berichten een overzicht via e-mail. Wanneer de verzending zou geblokkeerd of gestopt zijn, dan ontvang je in deze e-mail een gedetailleerde verklaring van de problemen.
In het overzicht staat onder meer hoeveel bounces er waren en welke e-mailadressen geen e-mail konden ontvangen. Het is belangrijk om deze lijst te overlopen en de foutieve of niet-bestaande e-mailadressen te verwijderen of te corrigeren.