Collectiegegevens (laten) importeren

Eén van de meest gestelde vragen is kunnen mijn bestaande gegevens worden overgezet naar Colibris?
Het korte antwoord is: ja! Maar er zijn wel een aantal opmerkingen bij te maken.

Conversie op maat in 3 stappen

We kunnen gegevens over boeken en andere materialen converteren naar Colibris vanuit de meest courante systemen. We hebben al tientallen projecten afgerond en hebben ervaring met tal van courante bibliotheekpakketten:

Om te beginnen is zo’n conversie steeds maatwerk. Je kunt dus niet zelf bestanden opladen en automatisch laten verwerken door ons systeem. Het importeren van gegevens is een complexe taak: gegevens moeten naar verschillende tabellen worden weggeschreven in onze databank en genormaliseerd. Vaak is er ook geen 1-op-1 overeenkomst tussen de veldenstructuur van je huidige software en de veldenstructuur van Colibris. Daardoor moet de inhoud van sommige velden soms worden uiteen getrokken, samengevoegd of verhuisd naar andere velden.

Aan elke conversie gaan daarom een aantal checks vooraf, en vaak ook enkele online vergaderingen waarin mogelijke knelpunten worden overlopen en waarin samen wordt gezocht naar een gepaste oplossing.

Een conversie verloopt ook steeds in drie stappen:

1. Voorbereiding: uitvoerige controles van de aangeleverde gegevens, met eventueel overleg over knelpunten.
2. Draft-conversie: een eerste omzetting van alle gegevens. Op dit moment kan je alle items terugvinden in je oude software, maar ook in een Colibris-omgeving. In deze fase kan je een aantal steekproeven doen en eventuele feedback bezorgen. Eventuele fouten, aanpassingen of suggesties nemen we mee in een aangepaste tweede conversieronde.
3. Finale conversie: de uiteindelijke omzetting, inclusief alle feedback uit de eerste ronde.

Collectiegegevens importeren

We kunnen gegevens over boeken en andere materialen converteren naar Colibris vanuit de meest courante systemen. We hebben al tientallen projecten afgerond en hebben ervaring met tal van courante bibliotheekpakketten:

• Educat-B
• Koha
• AdLib (Axiell)
• Aura Online (NBD Biblion)
• Brocade (Anet)
• Bidoc (Forrez)
• Alexandrie
• …

Ook als je geen standaard bibliotheeksoftware in gebruik hebt, kunnen we aan de slag op basis van enkele courante bestandsformaten:

• Access
• Excel / CSV
• XML
• SQL
• Filemaker
• …

Geen aanvullende metadata

Het is belangrijk om te weten dat we exact zullen omzetten wat er wordt aangeleverd. Zit er in je Excel-bestand enkel de titel en de auteur van elk boek? Dan zal je in Colibris ook enkel deze gegevens terugvinden.

We kunnen dus geen bijkomende gegevens aanvullen, ook al kan ons systeem veel meer gegevens ophalen wanneer je de ISBN barcode scant en onze functie “zoek online” gebruikt. Vooral het gebrek aan een coverafbeelding en korte inhoud / flaptekst wordt vaak als een nadeel ervaren.

Dit zorgt ervoor dat sommige klanten er tóch voor kiezen om alle items één voor één in Colibris in te voeren aan de hand van de ISBN barcode. Dit is snel en resulteert in een rijke detailfiche, en het wordt soms als een mooie kans gezien om alle werken duidelijk te inventariseren en te checken op fouten. Zeker als je collectie nog niet is voorzien van uitleenbarcodes, dan moet elk item sowieso nog eens door je handen gaan om er een stickertje op te kleven.

Kostprijs van een import

Een omzetting is steeds maatwerk dus de prijs is afhankelijk van de complexiteit van de aangeleverde gegevens, en dus niet zozeer van het aantal items dat wordt omgezet. Wat wij zullen doen, is een conversiescript maken dat de juiste actie bevat voor alle data.

Er zijn ook twee manieren van werken:

• Je kunt ons een ruw databestand aanleveren (bv. een besloten bestandsformaat van een bibliotheekpakket) dat wij volledig moeten analyseren en waar wij de nodige bewerkingen op moeten doen. Dit is een duurdere oplossing.
• Het goedkopere alternatief is dat we een basistemplate aanleveren (doorgaans Excel) die reeds is afgestemd op een vlotte import in Colibris. Een deel van het werk (matchen van de veldenstructuur) wordt dan vooraf gedaan door jou, waardoor wij minder werkuren nodig hebben om de conversie te voltooien.

De concrete prijs van een omzetting van een bestaande catalogus loopt uiteen van ongeveer € 275 tot € 2750. We kunnen een vrijblijvende inschatting maken op basis van wat basisinfo over je collectie, of – nog gerichter – op basis van een voorlopig exportbestand.

Lenersgegevens en uitleenhistoriek

Bij een conversie gaan we steeds focussen op collectiegegevens.

Anderzijds zijn er natuurlijk ook persoonlijke gegevens van leners, die je zelf kunt importeren aan de hand van een Excel-bestand, of eventueel via onze API.

De omzetting van een uitleenhistoriek is vaak erg complex (met extra kosten) en wordt meestal als minder kritisch aanzien. In de meeste gevallen wordt dit achterwege gelaten.