Colibris Multi: meerdere vestigingen / deelcollecties

De Colibris Multi variant is ideaal voor organisaties met meerdere vestigingen of deelcollecties. Enkele voorbeelden van situaties waarvoor deze versie de aangewezen keuze is:

  • Een school of academie met verschillende campussen of bibliotheken
  • Een zorginstelling met vestigingen in verschillende gemeenten
  • Een bedrijf met kantoren of afdelingen op verschillende plaatsen
  • Een organisatie die nationaal actief zijn, met vestigingen in verschillende provincies of gemeenten

Randvoorwaarden en beperkingen

Het is belangrijk om te beseffen dat heel wat instellingen en dienstverlening binnen Colibris gemeenschappelijk blijven voor alle vestigingen of deelcollecties. De goede werking van een Multi licentie valt of staat met het kunnen accepteren van deze randvoorwaarden en beperkingen:

  • Gemeenschappelijke zoekresultaten
    Wie een opzoeking doet in een Colibris Multi omgeving, zal in eerste instatie resultaten zien uit alle vestigingen. Daarna kan er wel gefilterd worden zodat enkel die exemplaren getoond worden die zich in een bepaalde vestiging bevinden.
  • Gemeenschappelijke ontsluiting van de collectie
    In een Colibris Multi kunnen beheerders worden toegewezen aan één (of alle) vestigingen. Ze kunnen dan enkel in deze vestiging exemplaren toevoegen, bewerken of verwijderen. De gemeenschappelijk titelgegevens kunnen echter door alle beheerders worden gewijzigd. Het vergt dus een zeker vertrouwen om samen te bouwen aan één grote collectie.
  • Gemeenschappelijke uitleeninstellingen
    Alle vestigingen hebben dezelfde uitleentermijn, dezelfde maximumaantallen van uitgeleende objecten, eenzelfde boeteregeling.
  • Gemeenschappelijke communicatie
    Alle e-mails die Colibris stuurt (o.a. welkomstbericht of wanneer de uitleenperiode is overschreden) worden verstuurd vanuit hetzelfde adres organisatie@app.colibris.be en met dezelfde naam als afzender. Met andere woorden: alle vestigingen / deelcollecties communiceren met dezelfde naam.
  • Gedeelde ondersteuning
    We verwachten dat elke Colibris klant maximaal twee aanspreekpunten vooropstelt. Wij communiceren met deze personen als het gaat om ondersteuning voor de software, opvolging of administratie van het abonnement. Colibris biedt dus geen telefoon- of e-mailsupport aan elke vestiging afzonderlijk.

Kunnen organisaties of afdelingen zich niet vinden in bovenstaande randvoorwaarden? Dan is het wellicht verstandiger om uit te gaan van aparte Colibris Pro licenties. Op die manier zijn meer specifieke zoekresultaten mogelijk, kan elke organisatie volledig autonoom de uitleen- en communicatieinstellingen bepalen, en heeft elke licentie recht op eigen ondersteuning.

Aparte organisaties in een los samenwerkingsverband

We krijgen soms de vraag of meedere losse organisaties ook kunnen samenwerken in één Colibris Multi pakket. Het gaat dan bijvoorbeeld om aparte scholen die deel uitmaken van een regionale scholengroep.

Dit is in de meeste gevallen niet aangewezen, of alleszins lastig in de praktijk te brengen. Meestal zullen aparte scholen of organisaties immers hun eigen manier van werken hebben, met een eigen uitleenreglement en een specifieke naam waarmee ze willen communiceren. Bovendien is het eerder vervelend om toegang te hebben tot elkaars titelgegevens en ontleners.

Gerelateerde artikelen