De Colibris Multi variant is ideaal voor organisaties met meerdere vestigingen of deelcollecties. We geven enkele voorbeelden van situaties waarvoor deze versie de aangewezen keuze is:
- Een school of academie met verschillende campussen of bibliotheken
- Een zorginstelling met vestigingen in verschillende gemeenten
- Een bedrijf met kantoren of afdelingen op verschillende plaatsen
- Een organisatie die nationaal actief is, met vestigingen in verschillende provincies of gemeenten
Randvoorwaarden en beperkingen
Het is belangrijk om te beseffen dat heel wat instellingen en dienstverlening binnen Colibris gemeenschappelijk blijven voor alle vestigingen of deelcollecties. De goede werking van een Multi licentie valt of staat met een aantal randvoorwaarden en beperkingen:
- Gemeenschappelijke zoekresultaten
Wie een opzoeking doet in een Colibris Multi omgeving, zal in eerste instatie resultaten zien uit alle vestigingen. Daarna kan er wel gefilterd worden zodat enkel die exemplaren getoond worden die zich in een bepaalde vestiging bevinden. - Gemeenschappelijke ontsluiting van de collectie
In een Colibris Multi kunnen beheerders worden toegewezen aan één (of alle) vestigingen. Ze kunnen dan enkel in deze vestiging exemplaren toevoegen, bewerken of verwijderen. De gemeenschappelijke titelgegevens kunnen echter door alle beheerders worden gewijzigd. Het vergt dus een aantal afspraken en een zeker vertrouwen om samen te bouwen aan één grote collectie. - Gemeenschappelijke uitleeninstellingen
Alle vestigingen hebben dezelfde uitleentermijn, dezelfde maximumaantallen van uitgeleende objecten en eenzelfde boeteregeling. Ook zijn ontleners niet verbonden aan een bepaalde vestiging. Het idee is steeds dat alle ontleners werken kunnen ontlenen in alle vestigingen. - Gemeenschappelijke communicatie
Alle e-mails die Colibris stuurt (o.a. een welkomstbericht of waarschuwingen wanneer de uitleenperiode is overschreden) worden verstuurd vanuit hetzelfde adres organisatie@app.colibris.be en met dezelfde naam als afzender. Met andere woorden: alle vestigingen / deelcollecties communiceren met dezelfde naam en ontvangen eventuele antwoorden ook op een centraal adres. - Gedeelde ondersteuning en facturatie
We verwachten dat elke Colibris klant maximaal twee verantwoordelijke bibliothecarissen vooropstelt. Wij communiceren met deze personen als het gaat om ondersteuning voor de software, opvolging of administratie van het abonnement. Colibris biedt dus geen telefoon- of e-mailsupport aan elke vestiging afzonderlijk en stuurt één globale factuur.
Kunnen organisaties of afdelingen zich niet vinden in bovenstaande randvoorwaarden? Dan is het wellicht verstandiger om te kiezen voor aparte Colibris Pro licenties. Op die manier zijn meer specifieke zoekresultaten mogelijk, kan elke organisatie volledig autonoom de uitleen- en communicatieinstellingen bepalen, en heeft elke licentie recht op eigen ondersteuning.
Aparte organisaties in een los samenwerkingsverband
We krijgen soms de vraag of meerdere losse organisaties ook kunnen samenwerken in één Colibris Multi pakket, omdat dit voordeliger kan zijn. Het gaat dan bijvoorbeeld om aparte scholen die deel uitmaken van een regionale scholengroep.
Dit is in de meeste gevallen lastig in de praktijk te brengen en daardoor niet aangewezen. Meestal zullen aparte scholen of organisaties immers hun eigen manier van werken hebben, met een eigen uitleenreglement en een specifieke naam waarmee ze willen communiceren. Bovendien is het eerder vervelend om toegang te hebben tot elkaars titelgegevens en ontleners.
Toch interesse om binnen één scholengroep meerdere Pro-licenties aan te schaffen? Informeer dan gerust naar een groepskorting.