De procedure om ontleners te importeren, werd gewijzigd in februari 2024. Het is dus belangrijk om op basis van een recent bestand te werken en de onderstaande richtlijnen door te nemen.
Bestaande lijsten met persoonsgegevens kunnen worden geïmporteerd in Colibris. Op die manier kan er gesynchroniseerd worden met bestaande applicaties voor personeelsbeheer of leerlingenbeheer.
De basis is steeds een Excel 2007 / Office Open XML (.xslx) bestand (en dus geen CSV-bestand zoals in eerdere versies van Colibris). Mogelijks is er dus een tussenstap: bestaande software > Excel > Colibris.
Type import en sleutelveld
Hoe je te werk gaat, hangt af van de situatie. Sinds februari 2024 werkt Colibris met drie types van imports:
- Nieuwe ontleners toevoegen en bestaande updaten
(import / update)
In dit scenario is het belangrijk om het juiste sleutelveld te kiezen, want op basis daarvan bepaalt Colibris of er een import gebeurt of een update. Wanneer de waarde in het sleutelveld al voorkomt in de databank, dan gaat het om een bestaande lener en dan wordt de informatie up-to-date gebracht. Komt de waarde in het sleutelveld nog niet voor of is het sleutelveld leeg, dan gaat het om een nieuwe lener en dan wordt een nieuwe account aangemaakt. Bestaande ontleners die niet voorkomen in het opgeladen Excel-bestand worden ongemoeid gelaten.
In dit scenario is het belangrijk om het juiste sleutelveld te kiezen. - Nieuwe ontleners toevoegen, bestaande updaten en ontbrekende leners verwijderen
(import / update > delete)
Dit scenario start identiek aan het voorgaande, dus ook hier is het belangrijk om het juiste sleutelveld te kiezen. Op het einde van het import- / updateproces wordt echter ook gekeken naar bestaande leners die niet (meer) voorkomen in het opgeladen Excel-bestand. Deze accounts worden definitief verwijderd.
Stel dat er 100 leners in het systeem zitten. Je exporteert ze vanuit Colibris naar Excel, verwijdert 20 personen en importeert dit bestand opnieuw in Colibris. In dat geval blijven er 80 personen over (eventueel met up-to-date informatie). - Eerst alle bestaande ontleners verwijderen, daarna importeren
(delete > import)
In dit scenario beginnen we met de lenersdatabank volledig leeg te maken. We verwijderen ook gelinkte gegevens zoals een uitleenhistoriek, openstaande boetes, favorietenlijst… Daarna lezen we de data in het Excel-bestand in als nieuwe leners. Let op: de lenersID zal opnieuw bij n°1 beginnen te tellen. Deze situatie is dus niet interessant wanneer je al lenerspasjes in omloop hebt.
Wanneer leners verwijderd worden, dan kunnen de gegevens niet meer teruggehaald worden. Vooraleer je een import doet, kan je dus best eerst een export maken van alle lenersgegevens via Ontleners > Exporteren. Deze export kan eventueel als back-up dienen wanneer er fouten worden gemaakt.
Hoe kies je het sleutelveld?
Het sleutelveld bepaalt of het gaat om een nieuwe lener of een update van een bestaande lener.
Wanneer je de leners exporteert vanuit Colibris, dan bevat de eerste kolom een unieke lenersID. Bij het importeren van een nieuwe lijst, kijkt Colibris of de lenersID al voorkomt in het systeem. Indien dit zo is, dan worden alle andere gegevens (naam, e-mailadres…) up-to-date gebracht. De lenersID zelf blijft bewaard, samen met het wachtwoord van deze persoon.
Wil je ineens ook nieuwe leners toevoegen? Dan laat je de lenersID leeg en dan wordt een nieuwe account aangemaakt op basis van de naam, e-mailadres en andere gegevens.
Een concreet voorbeeld: in je ontlenerslijst komt een persoon voor met het e-mailadres bill_gates@microsoft.com. Je importeert een nieuwe lijst met ontleners in Colibris, en daarin komt dit e-mailadres ook voor. In dat geval worden alle andere gegevens (naam, voornaam, ontlenersgroep, specifieke velden…) overschreven met de gegevens uit het opgeladen bestand. De persoon behoudt zijn ontleners ID en ontlenersbarcode.
Opgelet: het sleutelveld moet uniek zijn. De naam van een klas, of een bedrijfsafdeling zijn dus geen geschikte sleutelvelden. Wel geschikt zijn:
– de unieke Colibris lenersID
– het persoonlijke e-mailadres van de ontlener
– een stamnummer of leerlingnummer
– een andere unieke code die gelinkt is aan één persoon
Importproces in drie stappen
Het importeren van ontleners gebeurt in meerdere stappen:
- Gegevens voorbereiden: exporteer je bestaande leners of download onze lege Excel template
Het Excel-bestand dat je krijgt van Colibris heeft de vereiste veldenstructuur. Wanneer je gegevens overneemt uit andere systemen, knip en plak ze dan naar de Colibris template terwijl je ervoor zorgt dat de veldenstructuur behouden blijft. - Voer een simulatie uit
Upload het gegevensbestand in XSLX-formaat en klik Simulatie. Colibris geeft nu een idee van het resultaat van de import en probeert eventuele problemen zoveel mogelijk in te schatten. Beoordeel het resultaat en voer eventueel aanpassingen uit. - Wanneer het resultaat goed is, kan je een definitieve import laten uitvoeren.
Zolang er foutieve of dubbele e-mailadressen voorkomen in het Excel-bestand, zal je niet kunnen overgaan tot een definitieve import.
Minimale gegevens
Elke ontlener waarvan minstens de naam en voornaam zijn ingevuld, wordt ingelezen. Een e-mailadres is uiteraard nodig om te kunnen werken met herinneringen, of als login voor het ‘Mijn Colibris’ gedeelte.
Alle andere gegevens zijn in principe optioneel.
Wachtwoorden
Uit veiligheidsoverwegingen bevatten de exportbestanden van Colibris geen wachtwoorden. Dat is echter geen probleem, want bij het updaten van leners zal het wachtwoord bewaard blijven.
Bij het importeren van nieuwe leners zal eerst het e-mailadres gecontroleerd worden. Is het e-mailadres ingevuld en is het geldig, dan wordt het wachtwoord uit het Excel-bestand mee geïmporteerd. Indien er geen wachtwoord werd ingevuld, dan zal Colibris automatisch een random wachtwoord genereren.
Bij het updaten van bestaande leners wordt het e-mailadres nooit overschreven, zelfs niet wanneer het wordt ingevuld in het Excel-bestand.
Aandachtspunten
Gegevens importeren is een nauwgezet werk. We vermelden hier de belangrijkste aandachtspunten. Dit zijn ook de redenen waarom het meestal misloopt.
- Laat de veldenstructuur van het templatebestand ongewijzigd. Verwissel geen kolommen van plaats, verwijder geen kolommen en voeg geen extra kolommen toe.
- Voeg geen veldnamen toe op de eerste rij.
- Wanneer je velden leeg laat (of niet wenst te gebruiken in Colibris), zorg er dan voor dat het veld zelf wel aanwezig blijft in het bestand.
- Zorg ervoor dat elk veld gedefinieerd blijft als ‘Standaard’. Excel heeft de neiging om datums of andere gegevens om te zetten naar specifieke veldtypes, afhankelijk van de land- en taalinstellingen van je computer.
- Zorg ervoor dat e-mailadressen uniek zijn en effectief bestaan. Gebruik nooit eenzelde primaire e-mailadres voor meerdere accounts. Het e-mailadres voor meldingen mag eventueel wel meermaals voorkomen.
Leners zijn niet gekoppeld aan een vestiging
Hou er rekening mee dat ontleners niet gekoppeld zijn aan één bepaalde vestiging. Wanneer je met meerdere beheerders / deelcollecties werkt, onthou dan dat je mogelijks ook leners verwijdert die misschien door een andere beheerder zijn ingevoerd.
Datavelden gegevensbestand
Colibris hanteert de volgende kolommenstructuur voor het importbestand:
- Colibris lenersID (wordt automatisch toegekend bij aanmaak van de account)
- Familienaam (verplicht)
- Voornaam (verplicht)
- E-mailadres: optioneel maar wel vereist voor een aantal functies van Colibris (o.a. automatische herinneringen). Elk e-mailadres wordt getest op fouten (formele validatie maar ook het MX record van het e-maildomein wordt getest). Ongeldige, dubbele of niet-bestaande adressen worden weggefilterd. Zorg ervoor dat elke ontlener een uniek e-mailadres heeft en dat de e-mailadressen effectief bestaan.
- E-mailadres meldingen: optioneel. Nuttig wanneer je uitleenherinneringen niet naar een leerling zelf wil sturen, maar naar de klasleerkracht.
- Wachtwoord: hetzij ingevuld in het Excel-bestand, hetzij automatisch gegenereerd door Colibris. Zie de opmerkingen hierboven.
- Taal: nl, fr of en. Dit is de taal voor herinneringen en andere standaard e-mails. Wanneer dit veld leeg blijft, zal de standaardtaal worden gebruikt, zie Beschikbare talen
- Specifiek veld #1 zoals gedefinieerd onder Instellingen > Ontleners
- Specifiek veld #2 zoals gedefinieerd onder Instellingen > Ontleners
- Externe ID: een unieke ID die als sleutel wordt gebruikt in andere software, bijvoorbeeld het leerlingnummer van Informat.
- Ontlenersgroep(en): vermeld steeds de unieke ID van de ontlenersgroep, afgeschermd door verticale streepjes, inclusief de 0 vooraf. Bijvoorbeeld |03| voor ontlenersgroep 03, of |01|03| wanneer de ontlener behoort tot de groepen 01 en 03. De unieke ID van elke ontlenersgroep kan worden gevonden onder Instellingen > Ontleners > Ontlenersgroepen. Zie ook de info bij Ontlenersgroepen
- Notitie: een vrij veld voor allerhande bijkomende informatie.
In het specifiek veld #1 kan ook een alternatieve login worden gezet die gebruikt kan worden door een ontlener om zich aan te melden in Mijn Colibris, in plaats van het e-mailadres. Zie alternatieve login voor ontleners
Opgelet: bestanden die niet overeenkomen met de veldenstructuur van onze template kunnen grote problemen veroorzaken. Zorg ervoor dat het bestand 100% dezelfde structuur heeft als het origineel.
E-mailbevestiging naar de ontlener
Wanneer het vinkje E-mailbevestiging is aangevinkt, dan zal Colibris elke succesvol ingelezen lener een e-mail sturen (“Wekom in de bibliotheek”, zie Instellingen > E-mail > E-mailtemplates) met daarin de URL van de Colibris omgeving en het wachtwoord waarmee ingelogd kan worden. De inhoud van deze e-mail kan je zelf aanpassen.