Bestaande lijsten met persoonsgegevens kunnen worden geïmporteerd in Colibris. Op die manier kan er gesynchroniseerd worden met bestaande applicaties voor personeelsbeheer of leerlingenbeheer.
De basis is steeds een Excel 2007 / Office Open XML (.xslx) bestand (en dus geen CSV-bestand zoals in eerdere versies van Colibris). Mogelijks is er dus een tussenstap: bestaande software > Excel > Colibris.
Importeren van ontleners kan via Ontleners > Importeren. Volg nauwgezet deze stappen:
- Download de Excel template
Dit bestand bevat de vereiste veldenstructuur. Wanneer je gegevens overneemt uit andere bestanden, knip en plak ze dan naar de Colibris template terwijl je ervoor zorgt dat de veldenstructuur behouden blijft. - Voer een simulatie uit
Upload het gegevensbestand in XSLX-formaat en klik Simulatie. Colibris geeft nu een idee van het resultaat van de import. Beoordeel het resultaat en voer eventueel aanpassingen uit. - Wanneer het resultaat goed is, kan een definitieve import worden uitgevoerd.
Minimale gegevens
Elke ontlener waarvan minstens de naam en voornaam zijn ingevuld, wordt ingelezen. Een e-mailadres is uiteraard nodig om te kunnen werken met herinneringen, of als login voor het ‘Mijn Colibris’ gedeelte.
Alle andere gegevens zijn in principe optioneel.
Aandachtspunten
Gegevens importeren is een nauwgezet werk. We vermelden hier de belangrijkste aandachtspunten. Dit zijn ook de redenen waarom het meestal misloopt.
- Laat de veldenstructuur van het templatebestand ongewijzigd.
- Wanneer je velden leeg laat (of niet wenst te gebruiken in Colibris), zorg er dan voor dat het veld zelf wel aanwezig blijft in het bestand.
- Verwissel geen kolommen van plaats.
- Voeg geen veldnamen toe op de eerste rij.
- Zorg ervoor dat elk veld gedefinieerd blijft als ‘Standaard’. Excel heeft de neiging om datums of andere gegevens om te zetten naar specifieke veldtypes.
- Zorg ervoor dat e-mailadressen uniek zijn en effectief bestaan. Gebruik nooit één standaard e-mailadres voor alle ontleners.
Bestaande ontleners updaten via een sleutelveld
Wanneer een importbestand wordt opgeladen, dan kan je een sleutelveld kiezen. Op basis daarvan wordt bepaald of het gaat om een nieuwe ontlener of een update van een bestaande ontlener.
Komt de waarde in het sleutelveld nog niet voor in de databank? Dan wordt een nieuwe ontlener toegevoegd. Komt de waarde wél al voor, dan worden alle andere gegevens van deze ontlener overschreven met de nieuwe waarden uit het opgeladen bestand.
Een concreet voorbeeld: in je ontlenerslijst komt een persoon voor met het e-mailadres bill_gates@microsoft.com. Je importeert een nieuwe lijst met ontleners in Colibris, en daarin komt dit e-mailadres ook voor. In dat geval worden alle andere gegevens (naam, voornaam, ontlenersgroep, specifieke velden…) overschreven met de gegevens uit het opgeladen bestand. De persoon behoudt zijn ontleners ID en ontlenersbarcode.
Opgelet: het sleutelveld moet uniek zijn. De naam van een klas, of een bedrijfsafdeling zijn dus geen geschikte sleutelvelden. Wel geschikt zijn bijvoorbeeld het persoonlijke e-mailadres van de ontlener, een stamnummer of leerlingnummer, of een andere unieke code die gelinkt is aan één persoon. Wanneer het sleutelveld meerdere keren wordt teruggevonden in de bestaande ontleners, dan wordt er geen update uitgevoerd maar wordt alsnog een nieuwe ontlener toegevoegd.
Bestaande ontleners vooraf verwijderen
Wil je liever álle ontleners verwijderen voordat je nieuwe gegevens importeert? Dat kan door de keuze ‘eerst alle bestaande ontleners verwijderen’ aan te vinken. Opgelet: hiermee worden alle ontlenersgegevens, maar ook hun uitleenhistoriek, openstaande boetes, favorietenlijst… verwijderd.
Hou er rekening mee dat ontleners niet gekoppeld zijn aan één bepaalde vestiging. Wanneer je met meerdere beheerders / deelcollecties werkt, onthou dan dat je hiermee mogelijks ook ontleners verwijderd die misschien door een andere beheerder zijn ingevoerd.
Datavelden gegevensbestand
Colibris hanteert de volgende kolommenstructuur voor het importbestand:
Familienaam (verplicht)
Voornaam (verplicht)
E-mailadres: optioneel maar wel vereist voor een aantal functies van Colibris (o.a. automatische herinneringen). Elk e-mailadres wordt getest op fouten (formele validatie maar ook het MX record van het e-maildomein wordt getest). Ongeldige of niet-bestaande adressen worden weggefilterd. Zorg ervoor dat elke ontlener een uniek adres heeft en dat de e-mailadressen effectief bestaan.
Wachtwoord: wanneer dit veld ingevuld is, dan zal Colibris het wachtwoord overnemen. Indien het veld leeg is, dan zal Colibris automatisch een random wachtwoord genereren.
Taal: nl, fr of en. Dit is de taal voor herinneringen en andere standaard e-mails. Wanneer dit veld leeg blijft, zal de standaardtaal worden gebruikt, zie Beschikbare talen
Specifiek veld #1 zoals gedefinieerd onder Instellingen > Ontleners
Specifiek veld #2 zoals gedefinieerd onder Instellingen > Ontleners
Ontlenersgroep(en): vermeld steeds de unieke ID van de ontlenersgroep, afgeschermd door verticale streepjes, inclusief de 0 vooraf. Bijvoorbeeld |03| voor ontlenersgroep 03, of |01|03| wanneer de ontlener behoort tot de groepen 01 en 03. De unieke ID van elke ontlenersgroep kan worden gevonden onder Instellingen > Ontleners > Ontlenersgroepen. Zie ook de info bij Ontlenersgroepen
Notitie: een vrij veld voor allerhande bijkomende informatie.
In het specifiek veld #1 kan ook een alternatieve login worden gezet die gebruikt kan worden door een ontlener om zich aan te melden in Mijn Colibris, in plaats van het e-mailadres. Zie alternatieve login voor ontleners
Opgelet: bestanden die niet overeenkomen met de template kunnen grote problemen veroorzaken. Zorg ervoor dat het bestand 100% dezelfde structuur heeft als het origineel.
E-mailbevestiging naar de ontlener
Wanneer het vinkje E-mailbevestiging is aangevinkt, dan zal Colibris elke succesvol ingelezen lener een e-mail sturen (“Wekom in de bibliotheek”, zie Instellingen > E-mail > E-mailtemplates) met daarin de URL van de Colibris omgeving en het wachtwoord waarmee ingelogd kan worden.
Problemen na een import?
Heb je ongewenst toch foutieve data opgeladen? In dat geval is er de mogelijkheid om een hele reeks ontleners in één keer te verwijderen.
Ga naar Instellingen > Hulpmiddelen. In het tabblad Verwijderen is er de mogelijkheid om alle ontleners tussen twee ID’s te wissen. Zoek dus eerst de ID op van de laatste correcte ontlener (net voordat je de import uitvoerde).
Stel dat je alle ontleners tot ID 000100 wil behouden en alles daarna wil wissen, vul dan 000101 tot 999999 in en klik op Verwijderen.