Ontleners importeren

Bestaande lijsten met persoonsgegevens kunnen worden geïmporteerd in Colibris. Op die manier kan er gesynchroniseerd worden met bestaande applicaties voor personeelsbeheer of leerlingenbeheer.

De basis is steeds een Excel 2007 / Office Open XML (.xslx) bestand. Mogelijks is er dus een tussenstap: bestaande software > Excel > Colibris.

Importeren van ontleners kan via Ontleners > Importeren. Volg nauwgezet deze stappen:

  1. Download de Excel template
    Dit bestand bevat de vereiste veldenstructuur. Verwissel geen kolommen van plaats. Voeg ook geen veldnamen toe op de eerste rij.
  2. Voer een simulatie uit
    Upload het gegevensbestand in XSLX-formaat en klik Simulatie. Colibris geeft nu een idee van het resultaat van de import. Beoordeel het resultaat en voer eventueel aanpassingen uit.
  3. Wanneer het resultaat goed is, kan een definitieve import worden uitgevoerd.

Minimale gegevens

Elke ontlener waarvan minstens de naam en voornaam zijn ingevuld, wordt ingelezen. Een e-mailadres is uiteraard nodig om te kunnen werken met herinneringen, of als login voor het ‘Mijn Colibris’ gedeelte.

Alle andere gegevens zijn in principe optioneel.

Toevoegen / overschrijven

Wanneer een importbestand wordt opgeladen, dan wordt gekeken naar het e-mailadres om te bepalen of het gaat om een insert of een update.

Komt het e-mailadres nog niet voor in de databank, dan wordt een nieuwe ontlener toegevoegd. Komt het e-mailadres wél al voor, dan worden alle andere gegevens van deze ontlener overschreven met de nieuwe waarden uit het opgeladen bestand.

Datavelden gegevensbestand

Colibris hanteert de volgende kolommenstructuur voor het importbestand:

Familienaam (verplicht)
Voornaam (verplicht)
E-mailadres: optioneel maar wel vereist voor een aantal functies van Colibris (o.a. automatische herinneringen). Elk e-mailadres wordt getest op fouten (formele validatie maar ook het MX record van het e-maildomein wordt getest). Ongeldige of niet-bestaande adressen worden weggefilterd.
Wachtwoord
Taal: nl, fr of en. Dit is de taal voor herinneringen en andere standaard e-mails. Wanneer dit veld leeg blijft, zal de standaardtaal worden gebruikt, zie Beschikbare talen
Specifiek veld #1 zoals gedefinieerd onder Instellingen > Ontleners
Specifiek veld #2 zoals gedefinieerd onder Instellingen > Ontleners
Ontlenersgroep(en): vermeld steeds de unieke ID van de ontlenersgroep, steeds afgeschermd door verticale streepjes, bijvoorbeeld |3| voor ontlenersgroep 3, of bijvoorbeeld |1|3| wanneer de ontlener behoort tot de groepen 1 en 3. Zie ook Ontlenersgroepen
Notitie

Opgelet: bestanden die niet overeenkomen met de template kunnen grote problemen veroorzaken. Zorg ervoor dat het bestand 100% dezelfde structuur heeft als het origineel.

Problemen na een import?

Heb je ongewenst toch foutieve data opgeladen? In dat geval is er de mogelijkheid om een hele reeks ontleners in één keer te verwijderen.

Ga naar Instellingen > Hulpmiddelen. In het tabblad Verwijderen is er de mogelijkheid om alle ontleners tussen twee ID’s te wissen. Zoek dus eerst de ID op van de laatste correcte ontlener (net voordat je de import uitvoerde).

Stel dat je alle ontleners tot ID 000100 wil behouden en alles daarna wil wissen, vul dan 000101 tot 999999 in en klik op Verwijderen.

Was this article helpful?

Gerelateerde artikelen