Het e-mailadres is de standaard login voor leners wanneer ze zich aanmelden in Mijn Colibris. Er kan echter ook gebruik worden gemaakt van een alternatieve login in combinatie met het wachtwoord. In plaats van het e-mailadres kan dat gebruik worden gemaakt van:
- De leners ID (6 cijfers). Dit is het unieke volgnummer van elke lener, dat ook vervat zit in de barcode van de lenerspas (laatste 6 cijfers).
- De inhoud van het veld externe ID, dat ook wordt gebruikt voor de synchronisatie via Excel
- De inhoud van het specifieke veld n°1. In de beheermodule van Colibris kunnen voor leners twee specifieke velden worden gedefinieerd onder Instellingen > Leners > Specifieke velden. Zie Instellingen: specifieke velden
Je kunt dus bijvoorbeeld een bestaand leerlingnummer, stamnummer, rijksregisternummer of een andere persoonlijke (en unieke) code gebruiken wanneer dit in het veld sp1 of externe ID wordt ondergebracht.
Er zijn enkele scenario’s waarbij dit van pas komt:
- Je wil geen nieuwe / bijkomende bibliotheekpas invoeren, maar kunt gebruik maken van een andere identificatie
- Je bent overgestapt van een ander bibliotheekpakket naar Colibris
- Leners beschikken niet over een e-mailadres dat als login kan worden gebruikt (denk aan kleuter- of basisonderwijs)
- Je wenst geen e-mailadressen te gebruiken omwille van privacyredenen
Bestaande barcodes en lenerspassen
Je kunt een bestaande lenerspas of lener ID niet alleen gebruiken om je aan te melden. Wanneer de bestaande lenerspas ook een barcode bevat, dan kan je die gebruiken in Colibris.
Op plaatsen waar een beheerder normaal een Colibris ID of lenerbarcode zou scannen (o.a. in de eerste stap van het uitleenproces bij het identificeren van een lener), kan je ook de bestaande barcode scannen. De gescande code moet dan opgenomen zijn in het veld sp1 (ongelimiteerde lengte) of het veld externe ID (maximaal 36 karakters) van de lenersgegevens.
Het uitleenproces is verder identiek. Het staat beschreven in het artikel Hoe uitlenen met barcodes
Werken met QR-codes / RFID-kaarten
Ook een QR-code is bruikbaar. Denk bijvoorbeeld aan de QR-code die in Smartschool wordt gebruikt om aanwezigheden op te nemen.
Voor QR-codes is een 2D barcodescanner vereist. Scanners die voor 2024 zijn geleverd bij Colibris, zijn 1D barcodescanners die enkel de klassieke streepjescodes kunnen lezen. Ook daarna is een 2D-scanner enkel verkrijgbaar waarnaar hier specifiek naar gevraagd wordt.
Ook werken met een RFID is mogelijk. Hiervoor is een geschikte lezer nodig die in keyboard wedge modus alle tekens kan doorgeven naar Colibris alsof ze worden ingevoerd op een toetsenbord. Aangezien dit geen deel uitmaakt van de standaard functionaliteit van Colibris, kunnen we hier echter geen ondersteuning voor bieden.
Beperkingen / randvoorwaarden
Aangezien Colibris zelf barcodes genereert van elke nieuwe lener, is het essentieel dat er geen overlapping is tussen de bestaande (externe) barcodes en de eigen barcodes van Colibris. Met andere woorden: als de bestaande barcodes te hard lijken op de barcodes die Colibris aanmaakt, dan kan het zijn dat ze niet bruikbaar zijn of foutief herkend worden.
Lenersbarcodes van Colibris bevatten steeds 10 cijfers en starten met een 2. Zijn de oude barcodes korter / langer en starten ze met andere tekens? Dan is er normaalgezien geen probleem.