Wie van een ander softwarepakket is overgestapt op Colibris, had misschien al een barcode aangebracht op elk object. Colibris kan deze alternatieve barcodes herkennen en gebruiken om uitleen te registreren, naast de barcodes die Colibris zelf aanmaakt.
Om dit te bekomen, dien je het werk toe te voegen aan de Colibris collectie (titel + minstens één exemplaar). Vervolgens dien je de oude barcode op te nemen in het veld externe ID (onder exemplaargegevens, want elk exemplaar moet een unieke barcode hebben).
Je kunt de barcode invoeren door het veld externe ID te activeren en vervolgens de bestaande barcode te scannen met een barcodescanner. Je kunt er ook voor kiezen om de barcode in te voeren op het toetsenbord.
Deze barcode werd aangemaakt in het kader van het project Bib op school van de Stad Antwerpen. De stadsdiensten voorzien elk object al van een barcode, die perfect bruikbaar is binnen Colibris. In dit geval zal het veld externe ID het getal 30003017503135 moeten bevatten.
Heel wat barcodes van Bib op school zijn in het Codabar-formaat. Wellicht moet je dit formaat nog activeren om het te laten herkennen door je barcodelezer. Zie Codabar activeren.
Uitleenproces met bestaande barcodes
Het uitleenproces is verder identiek. Het staat beschreven in het artikel Hoe uitlenen met barcodes
Beperkingen / randvoorwaarden
Aangezien Colibris zelf barcodes genereert van elk nieuw object, en beide barcodes herkend blijven worden, is het essentieel dat er geen overlapping is tussen oude barcodes en nieuwe. We moeten vermijden dat een bestaande barcode (uit een ander systeem) opnieuw aangemaakt zou worden door Colibris voor een nieuw object.
Barcodes van Colibris bevatten steeds 10 cijfers en starten met een 1 of 2. Zijn de oude barcodes korter / langer en starten ze met andere tekens? Dan is er normaalgezien geen probleem.
Bestaande lenersbarcodes
Ook voor leners kan je werken met een bestaande lenerspas of een externe barcode. Zie hiervoor Alternatieve login / bestaande lenerspas
Oude versies van Colibris: veld ‘notitie’
Oudere versies van Colibris hadden geen veld externe ID voor exemplaren. Toen kon een bestaande barcode in het veld notitie worden opgenomen. Dit blijft nog steeds functioneel, maar het is een wat minder elegante manier van werken.