Via Instellingen > Uitleen > Algemeen kan je instellingen of Colibris reserveringen zal toestaan. Hiermee wordt de knop ‘reserveer dit item’ getoond aan leners, of verborgen.
Via Instellingen > Uitleen > Reserveringen kan je instellen hoe Colibris reserveringen vervolgens moet afhandelen.
Afhandeling: ophaling of verzending
Colibris voorziet drie mogelijke scenario’s voor reserveringen:
- Reserveringen worden opgehaald en worden niet klaargelegd
Leners moeten zelf naar de bibliotheek komen om hun gereserveerde items op te halen. In de bibliotheek blijven de items gewoon in het rek staan totdat de lener ze komt oppikken. De instelling ‘Melding klaarleggen’ blijft uitgevinkt en leners kunnen in principe meteen langskomen. - Reserveringen worden opgehaald nadat ze worden klaargelegd
Leners moeten zelf naar de bibliotheek komen om hun gereserveerde items op te halen, maar moeten wachten totdat ze een melding krijgen. De instelling ‘Melding klaarleggen’ wordt aangevinkt en beheerders moeten elke reservering markeren als ‘klaar voor ophaling’. Pas daarna begint de reserveringsperiode te lopen. In de bibliotheek worden de gereserveerde items uit het rek genomen en apart bewaard. - Reserveringen worden verzonden
In dit geval worden gereserveerde items door een beheerder bezorgd aan de lener (hetzij via de post of via een interne bezorgingsservice).
Afhankelijk van het gekozen scenario zullen leners andere meldingen te zien krijgen. Bijvoorbeeld Dit werk is voor jou gereserveerd tot [datum] wordt in het geval van verzending Je aanvraag is geregistreerd. Je ontvangt een e-mail zodra het item wordt verzonden.
Het wordt aangeraden om de manier van werken te verduidelijken aan leners (zeker in het geval van verzending) zodat ze weten hoe en wanneer ze een gereserveerd werk kunnen verwachten. Dat kan via Instellingen > Publiek gedeelte > Infopagina’s.
Reserveringen worden verzonden
Deze optie is bedoeld voor bibliotheken die reserveringen eerder zien als aanvragen om objecten te laten bezorgen.
Wanneer een lener een item reserveert, ziet hij deze melding:
Daarna wordt er gewacht tot een beheerder de reservering verzendt. Hiervoor is een vaste periode van 1 maand voorzien, daarna vervalt de reservering automatisch (zonder melding).
Om een reservering te verzenden, is het voldoende om het item uit te lenen. Dat kan via Uitleen > Uitlenen en Innemen in het uitleenoverzicht van de lener. Het kan ook via Uitleen > Gereserveerde items door de groene knop ‘Item uitlenen’ aan te klikken. De lener wordt automatisch via e-mail verwittigd dat de reservering is verzonden.
In dit scenario dient de optie E-mailmelding uitgevinkt te worden. Deze tussenstap is zinloos en zou verwarrend zijn voor leners.
In dit scenario is het aangeraden om ook de optie E-mailmelding aan te vinken. Op die manier zijn beheerders meteen op de hoogte dat er iets verzonden dient te worden.
E-mailmelding
Deze instelling bepaalt of beheerders een automatische verwittiging moeten krijgen, telkens wanneer een item wordt gereserveerd. Deze e-mail wordt gestuurd naar alle beheerders met de bevoegdheid ‘Uitleen’, zie Beheerders beheren.
In een Colibris Multi omgeving wordt de e-mail gestuurd naar alle beheerders die bevoegd zijn voor de vestiging waarin het gereserveerde exemplaar zich bevindt.
Melding klaarleggen
Deze optie is bedoeld voor bibliotheken waar:
- met ophaling wordt gewerkt
- gereserveerde objecten uit het rek worden gehaald en ergens apart worden bewaard
Wanneer deze instelling is geactiveerd, wordt een reservering eerst ‘in wacht’ gezet. Wanneer een lener een item reserveert, ziet hij deze melding:
Daarna wordt er gewacht tot een beheerder de reservering markeert als ‘klaar voor ophaling’. Er is een vaste periode van 1 maand om te bevestigen dat het item klaarligt, daarna vervalt de reservering automatisch (zonder melding).
Beheerders kunnen via Uitleen > Gereserveerde items het overzicht opvragen van alle reserveringen. Ze zien hier ook een extra knop ‘Klaar voor ophaling’, waarmee ze aangeven dat het gevraagde item klaarligt en opgehaald mag worden.
Zodra deze knop is aangeklikt, start de reserveringstermijn voor de lener (zie Instellingen > Uitleen > Reserveringen > Periode). De lener wordt automatisch via e-mail verwittigd dat de reservering kan worden opgehaald.
In dit scenario is het aangeraden om ook de optie E-mailmelding aan te vinken. Op die manier zijn beheerders meteen op de hoogte en hoeven ze de binnengekomen reserveringen niet manueel op te volgen.
Reserveringsperiode
Deze instelling bepaalt het aantal dagen dat een reservering actief blijft. Net zoals de uitleentermijn, wordt deze periode berekend op basis van de uitleenkalender.
Een reserveringsperiode is enkel van toepassing wanneer reserveringen worden opgehaald door de leners. Wanneer ze worden verzonden geldt de standaard periode van 1 maand waarbinnen een beheerder de verzending dient te bevestigen.
Reserveren van een uitgeleend / niet-uitgeleend item
Wanneer een werk wordt gereserveerd door ontlener A, dan zijn er twee scenario’s:
- ofwel is het werk op dat moment gewoon beschikbaar in de bibliotheek (dus niet uitgeleend)
- ofwel is het werk nog uitgeleend aan een andere ontlener B
Wanneer het werk nog niet was uitgeleend, dan begint meteen de reserveringsperiode te lopen. Het werk blijft X aantal dagen geblokkeerd voor ontlener A (de periode bepaald in de Instellingen). Na deze periode zal de reservering automatisch vervallen en is het item opnieuw beschikbaar voor ontlening door andere leners.
Wanneer het werk wel is uitgeleend, dan blijft de reservering voorlopig ‘in wacht’ staan. Zodra het werk wordt ingeleverd door ontlener B, zal ontlener A een automatische e-mail ontvangen met de melding dat het werk beschikbaar is. Op dat moment start de reserveringsperiode van X dagen.
Verlengen van gereserveerde werken
Zodra een werk gereserveerd is door ontlener A, heeft ontlener B niet meer de mogelijkheid om zijn uitleen te verlengen, zelfs wanneer het maximum aantal verlengingen nog niet is bereikt. Althans: de ontlener kan dit niet meer zélf verlengen (in ‘Mijn Colibris’ of via de selfscan). Een beheerder heeft nog steeds de mogelijkheid om wél te verlengen als dit opportuun wordt geacht.
Wanneer een werk is uitgeleend aan lener A én gereserveerd voor een lener B, kan het niet meer verder gereserveerd worden aan een derde of vierde ontlener. We willen vermijden dat er een onoverzienbare cascade ontstaat waarbij onmogelijk ingeschat kan worden wanneer men aan de beurt zal komen.