In scholen is er aan de start van het nieuwe schooljaar klassiek de volgende situatie:
- Leerlingen uit het zesde jaar verdwijnen van de school
- Leerlingen uit het eerste jaar komen erbij
- Van alle andere leerlingen moet eventueel de klasinformatie worden bijgewerkt (zie Specifieke velden)
- Daarnaast zijn er kleine occasionele wijzigingen
Onze vernieuwde importfunctie maakt het mogelijk om deze wijzigingen vlot en efficiënt door te voeren.
Achtergrondinformatie bij de verschillende mogelijkheden, het importproces en het aan te leveren Excel-bestand vind je in het artikel Leners importeren.
Mogelijkheid 1: export + import
Een eerste manier van werken is op basis van een exportbestand. Via Leners > Exporteren kan je een bestand downloaden met daarin alle lenersgegevens. Hierin zit ook de unieke ID vervat die Colibris toekent aan elke lener.
Vervolgens kan je in Excel rijen verwijderen (de zesdejaars), nieuwe rijen toevoegen (de eerstejaars) of gegevens aanpassen. De bestaande leners worden gematcht op basis van de Colibris ID, en bij de nieuwe leerlingen blijft dit veld leeg in het Excel-bestand en zal Colibris automatisch een nieuwe Colibris ID toekennen.
Klaar? Dan kan je via Leners > Importeren alles opnieuw inlezen. Kies bij ’type import’ voor ‘nieuwe leners toevoegen, bestaande updaten en ontbrekende leners verwijderen’ met als sleutelveld ‘Colibris ID’.
Wil je liever geen leners verwijderen, maar wel nieuwe importeren en wijzigingen aanbrengen? Kies dan voor ‘nieuwe leners toevoegen en bestaande updaten’.
Mogelijkheid 2: externe software zoals Informat
Misschien fungeert andere software zoals Informat, Wisa, ParnasSys of Magister als de bron van al je lenersgegevens. In dat geval kan je daar een export maken in Excel. Download vervolgens onze lege Excel template en knip/plak alle Informat gegevens naar de juiste velden binnen onze kolommenstructuur.
Het is belangrijk om nu het juiste sleutelveld te kiezen. Dat is het unieke kenmerk waarmee we elke lener kunnen identificeren. Dat kan bijvoorbeeld een administratieve code, een inschrijvingsnummer of studentennummer zijn (bij voorkeur opgeslagen in het veld ‘Externe ID’, of bijvoorbeeld het persoonlijke e-mailadres van de lener. Elk stukje informatie kan gebruikt worden zolang ze maar uniek is voor elke lener.
Zorg dat dit sleutelveld op dezelfde plaats zit als eerste imports, zodat Colibris bestaande leners kan matchen.
Tijdens het importeren geef je zelf aan welk veld Colibris kan gebruiken om leners te matchen:
