Eerste gebruik

Bij het eerste gebruik van Colibris is het belangrijk dat je een aantal algemene gegevens nakijkt en enkele basisinstellingen wijzigt.

Volg deze stappen om vlot van start te gaan:

Initiële wachtwoord wijzigen

Meld je aan in het beheergedeelte en wijzig het initiële wachtwoord van je account via Instellingen > Beheerders > wijzigen.

Extra beheerders toevoegen

Ga naar Instellingen > Beheerders > Nieuwe beheerder toevoegen en voeg een account toe voor alle medewerkers in de bibliotheek. Geef elke medewerker zijn eigen login en wachtwoord. Bepaal ook tot welke vestiging(en) ze behoren en welke bevoegdheden ze krijgen.

Je kiest best één of twee ICT medewerkers die toegang hebben tot alles (inclusief het wijzigen van de instellingen). Bij de anderen vink je dit laatste onderdeel best uit om te vermijden dat de werking van Colibris ongewild verstoord zou worden.

Vestigingen en lokalen instellen

Leg een volledige lijst aan van alle lokalen waarin zich boeken of andere items bevinden. Bij de start is er één lokaal voorzien per vestiging. Binnen een vestiging kan je een ongelimiteerd aantal lokalen aanmaken.

In de Multi-versie kan je ook zelf vestigingen toevoegen. Deze vestigingen fungeren als deelcollecties met hun eigen beheerders. Vanaf de derde vestiging is hier een meerkost aan verbonden.

Abonnementsgegevens nakijken

Onder Instellingen > Abonnement staan een aantal administratieve gegevens vermeld van je organisatie (adres, e-mailadres, telefoon…). Ze worden gebruikt voor onze facturatie, maar sommige gegevens worden ook weergegeven bij de contactgegevens voor gebruikers. Dit is een vereiste onder de GDPR wetgeving.

E-mailinstellingen nakijken

Onder Instellingen > E-mail staan de naam en het e-mailadres die worden gebruikt bij het verzenden van e-mails via Colibris (o.a. de uitleenherinneringen).

We raden aan om een specifiek e-mailadres aan te maken voor de bibliotheek, bijvoorbeeld bib@organisatie.be.

E-mailinstellingen zijn gemeenschappelijk voor alle vestigingen.

Uitleeninstellingen

Onder Instellingen > Uitleen kan je aanduiden welke mogelijkheden je wil bieden aan ontleners. Hier kunnen ook de uitleentermijn, de uitleenkalender en de instellingen voor reserveringen worden aangepast.

Was this article helpful?

Gerelateerde artikelen