Colibris stuurt automatische e-mails, zowel naar ontleners als naar beheerders, op verschillende momenten:
- Welkom in de bibliotheek
Wanneer een nieuwe ontlenersaccount wordt aangemaakt - Overzicht uitleen
Wanneer vanuit het uitleenoverzicht op de knop “Ticket mailen” wordt geklikt - Wachtwoord voor Colibris
Wanneer een ontlener op de knop “wachtwoord vergeten” klikt bij het aanmelden in ‘Mijn Colibris’ - Waarschuwing: uitleen bijna verlopen
Geautomatiseerd proces dat elke ochtend wordt uitgevoerd, enkele dagen voor de inleverdatum. Deze reminder bevat het volledige uitleenoverzicht, ook van items die een langere uitleentermijn hebben. - Herinnering: uitleenperiode verstreken
Geautomatiseerd proces dat elke ochtend wordt uitgevoerd, enkele dagen na de voorziene inleverdatum. Deze reminder bevat het volledige uitleenoverzicht, ook van items die een langere uitleentermijn hebben.
De inhoud van al deze e-mails is gebaseerd op vooraf gedefinieerde templates. Ze kunnen worden gewijzigd via Instellingen > E-mail > E-mailtemplates.
Instellingen herinneringen
Het uitsturen van e-mailherinneringen kan worden in- of uitgeschakeld via Instellingen > Uitleen > Herinneringen. Elk type waarschuwing / herinnering kan apart worden in- of uitgeschakeld, en daarnaast kan ook het moment van verzenden worden gekozen.
- Waarschuwing: standaard 2 dagen voor de voorziene inleverdatum
- Herinnering 1: standaard 2 dagen na de voorziene inleverdatum
- Herinnering 2: standaard 10 dagen na de voorziene inleverdatum
Opmerking: het wijzigen van het moment van verzending kan er soms toe leiden dat eenzelfde soort melding meermaals wordt verzonden. Met name wanneer het aantal dagen wordt ingekort, kan het voorvallen dat een item opnieuw wordt aanzien als “te laat” en dus opnieuw aanleiding geeft tot een e-mailmelding.