Colibris biedt de mogelijkheid om een boete aan te rekenen wanneer items worden ingeleverd buiten de voorziene uitleentermijn.
Het bijhouden van boetes kan worden in- of uitgeschakeld via Instellingen > Uitleen > Algemeen. Wanneer boetes zijn uitgeschakeld, wordt er nog steeds een uitleentermijn gehanteerd en zullen er nog steeds e-mailherinneringen worden verstuurd, er wordt alleen geen geldboetes berekend.
In het uitleenoverzicht van een gebruiker worden alle items over tijd weergegeven in een rode balk met een uitroepteken. Klik op het uitroepteken en volg de stappen om de boete af te handelen.
Boetes later betalen
In principe worden boetes betaald wanneer het achterstallige item wordt ingeleverd. Boetes kunnen echter ook op een later tijdstip worden betaald, bijvoorbeeld omdat de lener niet kan betalen of omdat boetes worden aangerekend via de schoolrekening. De boete wordt geregistreerd (en stopgezet op het moment van inleveren) en kan op een later moment worden afgevinkt als betaald.
Voor beheerders verschijnen er twee soorten boetes:
- Boetes van uitgeleende items (“actieve” boetes die verder oplopen)
- Boetes van ingeleverde items (die eerder al werden binnengebracht maar waarvan de boete nog niet is betaald).
Het groene icoon (munten) zorgt ervoor dat het bedrag wordt geïnd. Wanneer het item nog uitgeleend was, wordt het ineens ook teruggenomen. Het paarse icoon (postvak in) zorgt ervoor dat het item wordt teruggenomen, maar zonder de boete te innen.
Selfscan en boetes
De selfscan module maakt het mogelijk voor leners om zelfstandig hun uitleen te regelen en items terug te brengen. Om achterstallige items te kunnen inleveren via selfscan is de juiste instelling nodig onder Instellingen > Uitleen (“Selfscan te laat”).
Wanneer dit is toegestaan, kunnen leners achterstallige items zelfstandig inleveren. Leners krijgen in het selfscan overzicht te zien dat er een boete wordt aangerekend voor bepaalde items. Aangezien er op dat moment echter geen beheerder is om de boete te controleren en te innen, wordt de boete steeds geregistreerd als “nog te betalen”.