Lenersgroepen worden gedefinieerd onder Instellingen > Leners > Lenersgroepen. Vervolgens kan je bij elke lener aangeven tot welke lenersgroep(en) hij of zij behoort.
Boeken en andere items kunnen worden gekoppeld aan één of meerdere lenersgroepen / uitleengroepen (bijvoorbeeld leerlingen / leerkrachten). Dit gebeurt op exemplaarniveau: het kan zijn dat één exemplaar uitgeelend mag worden aan iedereen, en een ander exemplaar enkel aan een bepaalde groep. Zodra een lenersgroep is geselecteerd bij een bepaald exemplaar, kan dit enkel worden ontleend door personen die tot de juiste lenersgroep behoren. Items waarbij geen enkele lenersgroep is aangeduid, kunnen door iedereen worden geleend.
Je kunt meerdere groepen selecteren door de <Ctrl> toets in te houden en dan de gewenste groepen aan te klikken.
Werken met uitleengroepen is enkel beschikbaar in de Multi-versie van Colibris, zie Colibris: versies / licenties
Wel zichtbaar voor iedereen
Alle items blijven wel steeds zichtbaar voor alle gebruikers. Een leerling kan dus ook boeken opzoeken die tot de lerarenbibliotheek behoren. Dat is logisch omdat een gebruiker zich niet hoeft aan te melden om opzoekingen te doen. We kunnen dus ook niet weten welke boeken getoond of verborgen zouden moeten worden.
De lenersgroep heeft dus geen invloed op de zichtbaarheid, enkel op het al dan niet kunnen ontlenen / reserveren van items. Tijdens het zoeken kan er wel worden gefilterd (bv. toon enkel resultaten uit de lerarenbibliotheek).
Zodra een gebruiker is aangemeld, tonen we wel of ze een bepaald item kunnen lenen of reserveren, maar de concrete uitleengroepen worden nergens vermeld. Leners krijgen zelf niet te zien tot welke groep(en) ze behoren.
Uitleeninstellingen per lenersgroep
Naast het beperken van de uitleenbaarheid van items (zie hierboven) kan je met ontlenersgroepen ook afwijkende uitleenregels instellen. Een veelvoorkomende regel is bijvoorbeeld dat leerkrachten boeken langer mogen bijhouden dan leerlingen, of dat er geen boetes worden aangerekend aan eigen personeelsleden maar wel aan externe leners.
De volgende elementen kunnen afwijken ten opzichte van de standaard instellingen, afhankelijk tot de lenersgroep waartoe een lener behoort:
- Uitleentermijn (langer of korter lenen)
- Maximum aantal ontleningen (meer of minder items tegelijk lenen)
- Maximum aantal verleningen (meer of minder vaak kunnen verlengen)
- Boetes (meer of minder betalen voor het te laat inleveren van items)
Waar stel je dit in?
Voor elke lenersgroep kan je een set instellingen definiëren onder Instellingen > Uitleen > Termijnen & Boetes > Volgens lenersgroep. Onderaan vind je het gedeelte Op basis van itemtype. Beschik je over ontlenersgroepen, dan verschijnt daar een keuzelijst Uitleengroep. Daarmee kies je voor welke groep je de regels wil instellen.
Standaardinstellingen
De regels bij Standaard (leners zonder groep) gelden voor iedereen die tot geen enkele ontlenersgroep behoort. Dit zijn je basisinstellingen. Wanneer je een nieuwe ontlenersgroep aanmaakt, worden de uitleenregels van die groep automatisch overgenomen van de standaardinstellingen. Je hoeft dus enkel de waarden aan te passen die voor die groep moeten afwijken; de rest blijft gelijk aan de standaard.
Voorbeeld. In een schoolbibliotheek mag je standaard 5 boeken lenen voor 14 dagen. Voor de groep Leerkrachten stel je 10 boeken in voor 30 dagen. Een leerkracht kan dan meer boeken langer houden, terwijl leerlingen (zonder groep) de standaardregels volgen.
Wat als een lener tot meerdere groepen behoort?
Een lener kan tot meerdere groepen tegelijk behoren. In dat geval combineert Colibris de regels als volgt: voor elke instelling afzonderlijk wordt de hoogste / langste waarde uit al de groepen van die lener toegepast.
Concreet krijgt de lener dus de langste uitleentermijn, het grootste aantal items en het meeste aantal verlengingen van zijn groepen, maar ook de hoogste boete. Behoort een lener tot geen enkele groep, dan gelden de standaardinstellingen.