Bij het eerste gebruik van Colibris is het belangrijk dat je een aantal algemene gegevens nakijkt en enkele basisinstellingen wijzigt. Colibris helpt je op weg door de belangrijkste stappen in een handige checklist te tonen.
Je kunt alle stappen in een willekeurige volgorde doorlopen om de software klaar te maken voor je bibliotheek. De checklist is gedeeld tussen alle beheerders – verschillende beheerders kunnen dus samenwerken om de taken te volbrengen.
In sommige stappen zal je effectief een actie moeten ondernemen om de taak af te vinken (bijvoorbeeld je initiële wachtwoord wijzigen). In andere gevallen zal er een balk verschijnen met de optie ‘Geen wijzigingen nodig’ en kan je dus gewoon bevestigen wat er initieel werd ingevuld.
Zodra alle stappen zijn afgewerkt, verschijnt de optie om de checklist te verbergen. De bibliotheek is klaar voor gebruik. Op dezelfde plaats verschijnt dan de Quickscan functie.
1. Ontdek de interface
Deze korte rondleiding leidt je langs de belangrijkste functies en knoppen op het startscherm. Op die manier ontdek je de navigatie en subnavigatie, de snelkoppelingen naar dagdagelijkse taken, de nieuwsberichten en andere elementen.
Je kunt deze rondleiding steeds bereiken via het kompas-icoon rechtsboven naast je naam, ook nadat de checklist is afgewerkt.
2. Wijzig je initiële wachtwoord
Bij de start ontving je van ons een eerste beheerdersaccount en een initieel wachtwoord. Verander dit in een zelf gekozen, sterk wachtwoord dat je gemakkelijk kunt onthouden. Je kunt dit bereiken door rechtsboven op “Aangemeld als…” te klikken en dan Mijn account te kiezen. Je kunt er ook naartoe via Instellingen > Beheerders > wijzigen.
3. Voeg beheerders toe
Voeg een account toe voor alle medewerkers in de bibliotheek via Instellingen > Beheerders > Nieuwe beheerder toevoegen. Geef elke medewerker een eigen login en wachtwoord. Het is niet aan te raden om verschillende personen te laten werken in dezelfde account. Bepaal ook tot welke vestiging(en) ze behoren en welke bevoegdheden ze krijgen.
Je kiest best één of twee ICT medewerkers die toegang hebben tot alles (inclusief het wijzigen van de instellingen). Bij de anderen vink je dit laatste onderdeel best uit om te vermijden dat de werking van Colibris ongewild verstoord zou worden.
4. Bezoek de helpsite
Proficiat, je bent momenteel op de helpsite. Hier vind je normaalgezien een antwoord op al je vragen.
5. Beheer vestigingen en lokalen
Leg een volledige lijst aan van alle lokalen waarin zich boeken of andere items bevinden. Bij de start is er één lokaal voorzien per vestiging. Binnen een vestiging kan je een ongelimiteerd aantal lokalen aanmaken. Dit kan je ook bereiken via Instellingen > Locaties.
In de Multi-versie kan je ook zelf vestigingen toevoegen. Deze vestigingen fungeren als deelcollecties met hun eigen beheerders. Vanaf de derde vestiging is hier een meerkost aan verbonden.
6. Controleer administratieve gegevens
Op deze pagina vind je de startdatum van je abonnement, en het gekozen licentietype. Je vindt er ook de naam, het adres en de contactgegevens van je organisatie. Het gaat vooral om administratieve klantgegevens die worden gebruikt voor de opvolging van je abonnement en voor de facturatie. Daarnaast worden enkele contactgegevens van je organisatie ook getoond in het publieke gedeelte. Zie ook dit helpartikel.
7. Controleer de e-mailinstellingen
Onder Instellingen > E-mail staan de naam en het e-mailadres die worden gebruikt bij het verzenden van e-mails via Colibris (o.a. de uitleenherinneringen). Zie ook dit helpartikel. E-mailinstellingen zijn gemeenschappelijk voor alle vestigingen.
We raden aan om een specifiek e-mailadres aan te maken voor de bibliotheek, bijvoorbeeld bib@organisatie.be.
8. Bepaal de uitleeninstellingen
Onder Instellingen > Uitleen kan je aanduiden welke mogelijkheden je wil bieden aan ontleners. Hier kunnen ook de uitleentermijn, de uitleenkalender en de instellingen voor reserveringen worden aangepast. Zie ook dit helpartikel of de instructievideo over uitleeninstellingen.
9. Stel de printer in
Via Instellingen > Labels & Tickets > Printers kan worden bepaald welke printers Colibris moet gebruiken om barcodelabels, ruglabels of tickets af te drukken. Deze links zetten je op weg bij de installatie en configuratie:
Installatie Zebra labelprinter
Zebra labelprinter: mogelijke problemen
Instructievideo apparatuur
10. Voeg een eerste item toe
Ga naar Collectie > Item toevoegen om een eerste item in te voeren. Scan een ISBN en Colibris kan doorgaans alle gegevens automatisch aanvullen, inclusief de coverafbeelding en de korte inhoud. Dit wordt verder uitgelegd in dit helpartikel en deze instructievideo collectiebeheer.
Nu heb je alle stappen doorlopen om Colibris klaar te maken voor je bibliotheek. Veel succes verder!