Colibris slaat de fysieke vindplaats van een item op in drie niveaus:
- Vestigingen: afzonderlijke deelcollecties, te vinden in afzonderlijke campussen of adressen. Elke vestiging kan zijn eigen beheerders krijgen.
- Lokalen: afzonderlijke ruimtes binnen een vestiging, bijvoorbeeld een bibliotheekruimte, een kantoor of een andere kamer
- Plaatskenmerk: een specifieke plaatsaanduiding binnen het lokaal, bijvoorbeeld een rek, kast of thematische indeling.
Vestigingen beheren
Onder Instellingen > Locaties > Vestigingen
Enkel in de Colibris Multi variant zijn meerdere vestigingen mogelijk. In het abonnement zijn standaard 2 vestigingen inbegrepen, voor extra vestigingen wordt een meerkost aangerekend.
Elke vestiging heeft een afkorting van maximaal 3 letters. Dit kan onder meer worden afgedrukt op een ruglabel.
Wanneer een vestiging wordt verwijderd, dan worden:
- Alle lokalen binnen deze vestiging verwijderd
- Alle aanwezige exemplaren binnen deze vestiging worden verhuisd naar het eerste beschikbare lokaal in de basisvestiging (= het lokaal dat eerst werd toegevoegd in het systeem). Op die manier vermijden we dat exemplaren niet meer gevonden kunnen worden omdat de vestiging waartoe ze behoren niet meer bestaat.
De basisvestiging is de vestiging met ID 1. Deze vestiging kan nooit worden verwijderd. Wel kunnen de naam en de vestigingscode gewijzigd worden.
Lokalen beheren
Onder Instellingen > Locaties > Lokalen
Een item bevindt zich steeds in een lokaal (verplichte keuze) en dat lokaal hangt op zijn beurt onder een bepaalde vestiging. Elk lokaal heeft een afkorting van maximaal 3 letters. Dit kan onder meer worden afgedrukt op een ruglabel.
Wanneer een lokaal wordt verwijderd, dan worden alle aanwezige exemplaren verhuisd naar het eerste bestaande lokaal (= het lokaal dat eerst werd toegevoegd in het systeem). Op die manier vermijden we dat exemplaren niet meer gevonden kunnen worden omdat het lokaal waartoe ze behoren niet meer bestaat.
Plaatskenmerk wijzigen
Onder Collectie > Item bewerken > (werk zoeken) > Exemplaren > Bewerken
Het plaatskenmerk is de meest concrete plaatsaanduiding. Het kan gaan om een rek, kast of thematische indeling, binnen een lokaal.
De volledige locatie van een werk is opgeslagen op exemplaarniveau, met andere woorden meerdere exemplaren van hetzelfde werk kunnen zich op verschillende plaatsen bevinden.
In het onderdeel Collectie wordt de locatie op deze manier opgeslagen:
Vestiging en lokaal zijn te kiezen uit de vooraf gedefinieerde mogelijkheden. Beide zijn verplichte velden, je kunt dus geen item toekennen aan een vestiging zonder een lokaal te specifiëren. Het plaatskenmerk is een vrij tekstveld.
Afhankelijk van de bevoegdheden van een beheerder, kan het zijn dat enkel werken kunnen worden toegevoegd / aangepast / verwijderd of uitgeleend binnen de eigen vestiging. Zie Beheerders beheren.