Colibris slaat de fysieke vindplaats van een item op in drie niveaus:

• Vestigingen: afzonderlijke deelcollecties, te vinden in afzonderlijke campussen of adressen. Elke vestiging kan zijn eigen beheerders krijgen.
• Lokalen: afzonderlijke ruimtes binnen een vestiging, bijvoorbeeld een bibliotheekruimte, een kantoor of een andere kamer
• Plaatskenmerk: een specifieke plaatsaanduiding binnen het lokaal, bijvoorbeeld een rek, kast of thematische indeling.

Vestigingen beheren

Onder Instellingen > Locaties

Enkel in de Colibris Multi variant zijn meerdere vestigingen mogelijk. In het abonnement zijn standaard 2 vestigingen inbegrepen, voor extra vestigingen wordt een meerkost aangerekend.

Elke vestiging heeft een afkorting van maximaal 3 letters. Dit kan onder meer worden afgedrukt op een ruglabel.

Lokalen beheren

Onder Instellingen > Locaties > Lokalen

Elk lokaal heeft een afkorting van maximaal 3 letters. Dit kan onder meer worden afgedrukt op een ruglabel.

Plaatskenmerk wijzigen

Onder Collectie > Item bewerken > (werk zoeken) > Exemplaren > Bewerken

Het plaatskenmerk is de meest concrete plaatsaanduiding. Het kan gaan om een rek, kast of thematische indeling.

De volledige locatie van een werk is opgeslagen op exemplaarniveau, met andere woorden meerdere exemplaren van hetzelfde werk kunnen zich op verschillende plaatsen bevinden.

In het onderdeel Collectie wordt de locatie op deze manier opgeslagen:

Vestiging en lokaal zijn te kiezen uit de vooraf gedefinieerde mogelijkheden. Het plaatskenmerk is een vrij tekstveld.

Afhankelijk van de bevoegdheden van een beheerder, kan het zijn dat enkel werken kunnen worden toegevoegd / aangepast / verwijderd of uitgeleend binnen de eigen vestiging. Zie Beheerders beheren.