De Colibris Multi variant is ideaal voor organisaties met meerdere vestigingen of deelcollecties. We geven enkele voorbeelden van situaties waarvoor deze versie een goede keuze kan zijn:
- Een school of academie met verschillende campussen of afdelingen
- Een zorginstelling met vestigingen in verschillende wijken of gemeenten
- Een zorginstelling met een aparte patiëntenbibliotheek en personeelsbibliotheek
- Een bedrijf met kantoren op verschillende plaatsen
- Een organisatie die nationaal actief is, met vestigingen in verschillende provincies of gemeenten
Randvoorwaarden en beperkingen
Het is belangrijk om te beseffen dat heel wat instellingen en functies binnen Colibris gemeenschappelijk blijven voor alle vestigingen of deelcollecties. De goede samenwerking binnen een Multi licentie valt of staat met een aantal randvoorwaarden en beperkingen:
- Gemeenschappelijke zoekresultaten
Wie een opzoeking doet in een Colibris Multi omgeving, zal in eerste instantie resultaten krijgen uit alle vestigingen of deelcollecties. In een tweede stap kan er wel gefilterd worden zodat enkel die exemplaren getoond worden die zich in een bepaalde vestiging bevinden.
Dat werkt minder goed wanneer de twee deelcollecties duidelijk gescheiden doelgroepen hebben (bv. basisschool en secundair onderwijs, of patiënten en artsen) omdat je niet kunt verhinderen dat ze elkaars materialen zien. De kernvraag is vaak: heeft elke lener fysiek toegang tot de materialen uit alle vestigingen of deelcollecties? Als dit niet het geval is, dan is het niet aangewezen om samen in een Multi-licentie te werken. - Gemeenschappelijke ontsluiting van de collectie
In een Colibris Multi kunnen beheerders worden toegewezen aan één (of alle) vestigingen. Ze kunnen dan enkel in deze vestiging exemplaren toevoegen, bewerken of verwijderen. De gemeenschappelijke titelgegevens kunnen echter door alle beheerders worden gewijzigd. Het vergt dus een aantal afspraken en een zeker vertrouwen om samen te bouwen aan één grote collectie, vooral wanneer dezelfde werken voorkomen in meerdere vestigingen. - Gemeenschappelijke uitleeninstellingen
Alle vestigingen hebben dezelfde uitleentermijn, dezelfde maximumaantallen van uitgeleende objecten en eenzelfde boeteregeling. Ook zijn leners niet verbonden aan een bepaalde vestiging, zij kunnen dus werken ontlenen of reserveren in alle vestigingen. - Gemeenschappelijke communicatie
Alle e-mails die Colibris stuurt (o.a. een welkomstbericht of waarschuwingen wanneer de uitleenperiode is overschreden) worden verstuurd vanuit hetzelfde adres organisatie@app.colibris.be en met eenzelfde naam als afzender. Met andere woorden: alle vestigingen / deelcollecties communiceren met dezelfde naam en ontvangen eventuele antwoordmails ook op één centraal adres. - Gedeelde facturatie en ondersteuning
Aangezien een Multi-licentie wordt geregeld in één overeenkomst, sturen we ook één factuur voor het globale bedrag. Daarnaast verwachten we dat elke Colibris klant maximaal twee verantwoordelijke bibliothecarissen vooropstelt per licentie. Colibris biedt dus directe ondersteuning via telefoon- of e-mail aan maximaal twee personen (of twee vestigingen).
Alternatief: meerdere Colibris Pro licenties
Kunnen organisaties of afdelingen zich niet vinden in bovenstaande randvoorwaarden? Dan is het wellicht verstandiger om te kiezen voor aparte Colibris Pro licenties. Op die manier kan elke omgeving perfect worden afgestemd op de doelgroep, zijn meer specifieke zoekresultaten mogelijk, hoort een lener bij een specifieke collectie, kan elke organisatie volledig autonoom de uitleen- en communicatieinstellingen bepalen, en heeft elke afdeling recht op individuele ondersteuning.
Aparte organisaties in een los samenwerkingsverband
We krijgen soms de vraag of meerdere losse organisaties ook kunnen samenwerken in één Colibris Multi pakket, omdat dit voordeliger kan zijn. Het gaat dan bijvoorbeeld om aparte scholen die deel uitmaken van een ruimere (regionale) scholengroep.
Doorgaans is dit erg lastig in de praktijk te brengen. Meestal zullen aparte scholen of organisaties immers hun eigen manier van werken hebben, met een eigen uitleenreglement en hun eigen naam waarmee ze willen communiceren. Bovendien is het eerder vervelend om toegang te hebben tot elkaars titelgegevens en leners. Op het vlak van AVG / GDPR is dit mogelijks ook een probleem, want je deelt persoonsgegevens tussen scholen die daar in principe geen recht toe hebben.
Hoewel het technisch mogelijk is om met aparte scholen samen te werken in één Multi-licentie, merken we dat dit intern soms leidt tot wrijvingen en lastige situaties waarbij de ene school per ongeluk gegevens van de andere school aanpast of wist. Aparte Pro-licenties zorgen voor complete autonomie.
Groepskorting
Interesse om binnen één organisatie meerdere Pro-licenties aan te schaffen? Informeer dan naar een interessante groepskorting.
Wanneer verschillende organisaties tegelijk van start willen gaan, dan kan bovendien de opleiding gemeenschappelijk worden georganiseerd. Dat maakt de totaalprijs nog lager.