Colibris is in eerste instantie ontworpen met fysieke bibliotheekmaterialen in het achterhoofd (boeken, tijdschriften, dvd’s…) maar biedt zeker ook een aantal mogelijkheden om elektronische documenten te beheren en doorzoekbaar te maken.
Het kan gaan om:
- een digitale bron / attachment die bij een fysiek object hoort, bijvoorbeeld een e-Book versie van een boek of een website die bij een boek hoort
- een puur digitale bron. Denk daarbij aan digitale documenten (PDF, EPUB, Word…), digitaal cursusmateriaal of producthandleidingen, e-Health producten, tijdschriftartikels in online databanken, enzovoort.
Nieuw itemtype
In de Multi-variant van Colibris kan je zelf bijkomende itemtypes toevoegen. Op die manier kan je een nieuw itemtype e-Book of elektronisch document creëren en kunnen deze gegevens op een duidelijk afgescheiden manier worden ontsloten. Daarbij aansluitend kunnen er zogenaamde specifieke velden worden gebruikt om dit nieuwe itemtype naar je hand te zetten en te laten aansluiten bij het type informatie dat erin wordt opgeslagen.
Veld ‘URL’
Binnen elk itemtype is er sowieso een veld URL beschikbaar. Daarin kunnen één of meerdere links worden opgenomen naar locaties op het internet, of naar een gedeelde map of Sharepoint omgeving. Ook links naar (juridische) databanken zoals Jura, Stradalex of Jurisquare zijn mogelijk.
De links in het veld URL zijn meteen aanklikbaar vanuit de detailfiche van materialen.
Opmerkingen en beperkingen
Er zijn enkele belangrijke opmerkingen te maken bij deze manier van werken:
- Colibris kan de inhoud van digitale documenten niet doorzoeken. Wanneer een gelinkt PDF-document bepaalde woorden bevat, dan zullen die niet automatisch als zoekwoorden beschikbaar zijn in Colibris en dus geen resultaten geven. Met andere woorden: er kan enkel worden gezocht in de metagegevens die je zelf in Colibris invoert, zoals de titel, auteur, trefwoorden, synopsis en andere velden.
- Colibris biedt geen mogelijkheid om documenten te uploaden of te stockeren in de cloud. Je kunt enkel de link naar een document opslaan, maar je bent zelf verantwoordelijk voor het online beschikbaar maken van het document. Dat kan op een eigen website, in een Google Drive of Microsoft OneDrive, enzovoort.
- Colibris staat niet in voor de beveiliging of het toegangsbeheer. Als er bepaalde toegangsgegevens nodig zijn om een document te kunnen benaderen, of als een login vereist is om toegang te krijgen tot een online databank, dan zal de gebruiker hier moeten voor zorgen buiten Colibris om. Ons systeem zorgt enkel voor de juiste doorverwijzing.
Bibliotheeksoftware vs. document management software
Colibris is duidelijk bibliotheeksoftware met uitleenfunctionaliteit als een belangrijk onderdeel. Ons systeem werkt perfect voor fysieke materialen en biedt een heel aantal mogelijkheden voor het beheer van digitale materialen, vooral voor gemengde collecties.
Wanneer de focus echter ligt op het doorzoekbaar maken, beveiligen, versiebeheer of archiveren van enkel digitale bronnen, dan kom je eerder uit bij een ander soort software, met name een DMS (document management system). Er zijn geen plannen om Colibris in die richting te laten evolueren.