Colibris verstuurt automatische e-mails, zowel naar ontleners als naar beheerder, op verschillende momenten. Deze e-mails zijn gebaseerd op standaard e-mailtemplates waarvan de inhoud op maat kan worden aangepast.
Deze e-mails kunnen worden gewijzigd via Instellingen > E-mail > E-mailtemplates:
- Welkom in de bibliotheek
Wanneer een nieuwe ontlenersaccount wordt aangemaakt - Overzicht uitleen
Wanneer vanuit het uitleenoverzicht op de knop “Ticket mailen” wordt geklikt - Wachtwoord voor Colibris
Wanneer een ontlener op de knop “wachtwoord vergeten” klikt bij het aanmelden in ‘Mijn Colibris’ - Waarschuwing: uitleen bijna verlopen
Geautomatiseerd proces, dat elke ochtend wordt uitgevoerd, twee dagen voordat een item teruggebracht moet worden. Deze e-mail bevat het volledige uitleenoverzicht, ook van items die een langere uitleentermijn hebben - Herinnering: uitleenperiode verstreken
Geautomatiseerd proces, dat elke ochtend wordt uitgevoerd, twee dagen nadat een item teruggebracht had moet worden. Deze e-mail bevat het volledige uitleenoverzicht, ook van items die een langere uitleentermijn hebben - Bevestig je e-mailadres
E-mail die deel uitmaakt van het registratieproces in het publieke gedeelte, zie Publieke registratie - Gereserveerd item beschikbaar
Deze e-mail wordt verzonden wanneer een item werd gereserveerd terwijl het nog was uitgeleend aan iemand anders. Op het moment dat de vorige persoon het item inlevert, ontvangt de volgende lener deze melding. - Gereserveerd item wordt verzonden
Alternatief voor de vorige e-mail. Afhankelijk van de gekozen optie onder Instellingen > Uitleen > Reserveringen > Afhandeling wordt deze e-mail verzonden (reserveringen worden verzonden). - Ontleend item is gereserveerd
Wanneer een item wordt gereserveerd terwijl het nog is uitgeleend aan iemand anders, kan deze e-mail worden verzonden naar de huidige lener. Zo weet hij dat het item is gereserveerd, en wordt hij gevraagd om de uitleenperiode te respecteren en het item tijdig in te leveren. Zie ook Instellingen > Uitleen > Reserveringen > Melding lener
E-mail tags
In elke template kunnen een aantal e-mail tags worden gebruikt. Dit zijn korte blokjes tekst, omsloten door [rechte haken]. Op het moment van het verzenden van een e-mail, zal Colibris de e-mail tag vervangen door informatie uit de databank.
[library] –> naam van de collectie, bijvoorbeeld ‘Sint-Janscollege bibliotheek’
[name] –> voornaam van de lener voor wie de e-mail bedoeld is, bijvoorbeeld ‘Peter’
[url] –> URL van de Colibris omgeving, bijvoorbeeld https://app.colibris.be/demo/
[pass] –> het wachtwoord dat net werd ingesteld voor een gebruiker
[link url=”https://www.colibris.be”]klik hier[/link] –> link naar een externe webpagina. Vervang het gedeelte https://www.colibris.be door de URL van de pagina waarnaar je een link wil leggen. Vervang ook het gedeelte klik hier door de zichtbare (aanklikbare) tekst die zal verschijnen in de e-mail.
[sp1] / [sp2] / [sp3] –> de drie specifieke velden van leners, zie Instellingen > Leners > Specifieke velden
Alle andere tags of afwijkende tags tussen rechte haken zullen worden genegeerd en zullen ongewijzigd verschijnen in de e-mail.