Via Leners > Exporteren kunnen alle gegevens van leners worden geëxporteerd naar een Excel-bestand. Dit exportbestand kan bijvoorbeeld gebruikt worden om alle e-mailadressen van leners te verzamelen (bv. om een mailing te doen buiten Colibris om) of om wijzigingen aan te brengen en opnieuw te importeren.
De structuur van het exportbestand ligt vast, en komt overeen met de template die gebruikt kan worden om leners te importeren.
Colibris maakt steeds een bestand in Excel 2007 / XSLX-formaat.
Uit veiligheidsoverwegingen bevat een exportbestand geen wachtwoorden.
Datavelden in het gegevensbestand
Colibris hanteert de volgende kolommenstructuur voor het exportbestand:
- Colibris lenersID: wordt automatisch toegekend bij aanmaak van de account.
- Familienaam
- Voornaam
- E-mailadres
- E-mailadres meldingen
- Wachtwoord
- Taal: nl, fr of en
- Specifiek veld #1 zoals gedefinieerd onder Instellingen > Leners
- Specifiek veld #2 zoals gedefinieerd onder Instellingen > Leners
- Externe ID: een unieke ID die als sleutel wordt gebruikt in andere software, bijvoorbeeld het leerlingnummer van Informat / Wisa / Magister / ParnasSys. De maximale lengte van de externe ID is 36 karakters (32-bit UUID).
- Lenersgroep(en): afgeschermd door verticale streepjes, inclusief de 0 vooraf. Bijvoorbeeld |03| voor lenersgroep 03, of |01|03| wanneer de lener behoort tot de groepen 01 en 03. De unieke ID van elke lenersgroep kan worden gevonden onder Instellingen > Leners > Lenersgroepen. Zie ook de info bij Lenersgroepen
- Notitie: een vrij veld voor allerhande bijkomende informatie