De meeste functies in Colibris zijn erop gericht om snel en efficiënt de gegevens van één bepaald item of één bepaalde ontlener aan te passen. Soms is het echter nodig om een hele reeks items aan te passen.
Enkele praktijkvoorbeelden:
- Alle items die zich in momenteel in lokaal X bevinden, worden verhuisd naar lokaal Y.
- Door een slordige input van gegevens is de naam van een uitgeverij foutief ingevoerd bij verschillende items. Een bepaalde foutieve vermelding wordt vervangen door de correcte naam.
- Na de overstap van een ander pakket naar Colibris, of na de import van bestaande gegevens, moeten velden worden gestroomlijnd of vervangen.
Colibris heeft een krachtige functie waarmee je zoek & vervang opdrachten kunt uitvoeren. Ga naar Instellingen > Hulpmiddelen > Zoek & vervang. Je kiest telkens:
- het itemtype (bijvoorbeeld alleen boeken aanpassen)
- de ID (hierdoor kan je filteren op invoerdatum, bijvoorbeeld enkel boeken ingevoerd vanaf ID x). Wanneer je alle items wil doorzoeken, geef dan ID 000000 tot 999999 in.
- het zoekveld waarin je de vervanging wil doorvoeren. Bijvoorbeeld uitgever als je een foute naam van een uitgever wil vervangen.
- oude waarde en nieuwe waarde: het foutieve stukje tekst dat je wil vervangen, en het nieuwe stukje tekst dat in de plaats komt.
De oude waarde kan ook een stuk van de inhoud zijn. Zo kan je bijvoorbeeld een foutief geschreven woord vervangen door de juiste schrijfwijze, in alle titels die dat woord bevatten.
Let op dat sommige velden op titelniveau zitten (bijvoorbeeld een titel of auteur) en andere velden op exemplaarniveau (de vestiging, het lokaal enz.)
Het percentteken % fungeert als wildcard. Met andere woorden, wanneer je als oude waarde % opgeeft, dan zal dit veld worden vervangen door een nieuwe waarde, ongeacht de oude inhoud (ook als het veld leeg was). Op deze manier kan je ook velden leegmaken: selecteer het veld, geeft als oude waarde % op en het veld nieuwe waarde laat je leeg.
Uiteraard zijn niet alle scenario’s mogelijk in deze tool. Je kunt bijvoorbeeld niet zeggen: vervang X door Y, maar alleen wanneer het voldoet aan een bepaalde vereiste. Achter de schermen kunnen we echter wel complexere aanpassingen doorvoeren. Neem gerust contact op als je bepaalde een hele reeks gegevens ineens wil aanpassen.